Trong môi trường kinh doanh chuyên nghiệp, tên hiển thị email Outlook không chỉ đơn thuần là thông tin cá nhân mà còn đại diện cho hình ảnh thương hiệu và mức độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Việc sử dụng tên email sai, thiếu chức danh hoặc không đồng bộ có thể gây nhầm lẫn cho đối tác và khách hàng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách đổi tên email Outlook chi tiết trên mọi nền tảng, đặc biệt phù hợp cho doanh nghiệp sử dụng Microsoft 365.
Tên email Outlook (Display Name) là gì?
Tên email Outlook (hay tên hiển thị) là tên người gửi mà người nhận nhìn thấy khi bạn gửi hoặc nhận email trong Outlook. Trong giao diện email, tên hiển thị sẽ xuất hiện phía trước địa chỉ email, như minh họa bên dưới:
(1) Nhóm Outlook → Tên hiển thị (Display Name)
(2) [email protected] → Địa chỉ email
*Lưu ý quan trọng:
- Đổi tên hiển thị không làm đổi địa chỉ email
- Đổi tên hiển thị không làm mất email
Vì sao doanh nghiệp nên đổi và chuẩn hóa tên email Outlook?
Trong môi trường doanh nghiệp, email thường là kênh giao tiếp chính với khách hàng và đối tác. Một tên hiển thị email Outlook không rõ ràng hoặc chưa được chuẩn hóa có thể gây hiểu nhầm, làm giảm hiệu quả trao đổi và ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp ngay từ lần liên hệ đầu tiên.
- Không biết bạn là ai
- Không rõ vai trò trong công ty
- Đánh giá mức độ chuyên nghiệp không cao
Những trường hợp doanh nghiệp nên đổi tên email Outlook
Trong quá trình vận hành và mở rộng, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều tình huống khiến tên hiển thị email Outlook không còn phù hợp với thực tế sử dụng. Nếu không được cập nhật kịp thời, điều này có thể gây nhầm lẫn trong giao tiếp nội bộ, làm giảm tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng và ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp. Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp nên cân nhắc thực hiện cách đổi tên email Outlook:
- Nhân viên thay đổi thông tin chức danh hoặc phòng ban
- Công ty muốn thống nhất nhận diện thương hiệu
- Email đang hiển thị tên cá nhân không phù hợp
- Tên email sai chính tả, không dấu
- Doanh nghiệp mới triển khai dịch vụ Microsoft 365
Lợi ích khi áp dụng đổi tên email Outlook đúng chuẩn
Việc đổi tên email Outlook đúng chuẩn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả giao tiếp và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp khi làm việc trong môi trường. Tên hiển thị email rõ ràng, thống nhất không chỉ hỗ trợ nhận diện người liên hệ mà còn góp phần giảm rủi ro nhầm lẫn trong quá trình trao đổi công việc với khách hàng và đối tác.
- Tăng cường mức độ tin cậy với khách hàng và đối tác
- Giao tiếp rõ ràng, dễ nhận biết
- Giảm nhầm lẫn trong trao đổi công việc
- Thể hiện sự chuyên nghiệp của chính doanh nghiệp
Các cách đổi tên email Outlook nhanh chóng và dễ dàng
Hiện nay, người dùng có thể đổi tên hiển thị email Outlook theo hai cách phổ biến: thực hiện trực tiếp trên trình duyệt web (Outlook Web) hoặc thông qua ứng dụng Outlook đã cài đặt trên máy tính (Outlook Desktop).
Tùy theo nhu cầu sử dụng và môi trường làm việc của doanh nghiệp, người dùng có thể lựa chọn phương thức phù hợp để đảm bảo thông tin email được hiển thị chính xác, chuyên nghiệp và đồng bộ trong quá trình trao đổi với khách hàng, đối tác và nội bộ công ty.
Cách đổi tên email Outlook trên máy tính (Outlook Desktop)
Cách đổi tên email trên máy tính được áp dụng cho người dùng đã cài đặt phần mềm Microsoft Outlook. Doanh nghiệp và người dùng có thể tham khảo ngay các bước hướng dẫn chi tiết mà chúng tôi gợi ý bên dưới để cập nhật tên hiển thị email Outlook nhanh chóng và chính xác.
- Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Outlook trên máy tính, sau đó tiến hành đăng nhập tài khoản của bạn như thông thường
- Bước 2: Sau đó chọn menu File (Tệp) ở góc trên bên trái màn hình. Tại giao diện Account Information, nhấn vào Account Settings (vị trí được khoanh đỏ số 1), rồi tiếp tục chọn Account Settings trong danh sách hiển thị (khoanh đỏ số 2) để truy cập vào phần quản lý tài khoản email Outlook.
- Bước 3 : Tại thời điểm này, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tài khoản email Outlook đang được đăng nhập trên máy tính. Người dùng hãy nhấp chọn tài khoản email cần đổi tên tại vị trí được khoanh đỏ số 3, sau đó bấm vào nút Change (Thay đổi) để tiếp tục quá trình chỉnh sửa thông tin tài khoản.
- Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ cài đặt cho phép người dùng chỉnh sửa tên hiển thị email Outlook tại mục Your name. Sau khi hoàn tất việc cập nhật thông tin, hãy nhấn vào nút Next (Tiếp tục) tại vị trí được khoanh đỏ số 4 để lưu thay đổi và hoàn tất quá trình đổi tên email.
Sau khi hoàn tất 04 bước trên, người dùng sẽ được chuyển về giao diện chính của Outlook. Lúc này, hãy kiểm tra lại để xác nhận tên hiển thị của tài khoản Outlook đã được cập nhật thành công hay chưa.
Bên cạnh cách thực hiện trực tiếp trên ứng dụng Outlook Desktop, người dùng cũng có thể đổi tên email Outlook trên nền tảng trực tuyến (Outlook Web). Các bước hướng dẫn chi tiết sẽ được chúng tôi trình bày ngay bên dưới.
Cách đổi tên email Outlook trên nền tảng web
Nếu người dùng chưa cài đặt ứng dụng Outlook trên máy tính, có thể tham khảo nhanh cách đổi tên email trực tiếp trên trình duyệt web như sau:
- Bước 1:Truy cập Outlook.com trên bất kỳ trình duyệt web nào, sau đó đăng nhập bằng tài khoản email doanh nghiệp đã được cấp hoặc đang sử dụng.
- Bước 2: Tại góc trên cùng bên phải giao diện Outlook, nhấp vào tài khoản đang đăng nhập, tiếp theo chọn My profile (Hồ sơ của tôi) để truy cập trang quản lý thông tin email.
- Bước 3: Hệ thống sẽ chuyển người dùng sang giao diện quản lý thông tin tài khoản. Tại đây, chọn Thông tin bảo mật, sau đó tiến hành chỉnh sửa tên hiển thị theo nhu cầu. Thực hiện theo các hướng dẫn xác thực của hệ thống và nhấn Save (Lưu) để hoàn tất thay đổi.
>>> Xem thêm: Cách tạo thư mục tìm kiếm trong Outlook
Những lưu ý quan trọng khi đổi tên email Outlook doanh nghiệp
Trong môi trường doanh nghiệp B2B, email Outlook không chỉ là công cụ liên lạc mà còn là yếu tố thể hiện hình ảnh thương hiệu và tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng, đối tác. Vì vậy, việc đổi tên hiển thị email Outlook cần được thực hiện đúng cách để tránh hiểu nhầm và không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Dưới đây sẽ tổng hợp những lưu ý quan trọng khi đổi tên email Outlook, giúp doanh nghiệp triển khai an toàn, hiệu quả và chuẩn hóa hệ thống email.
Cần thống nhất format tên hiển thị email trong toàn doanh nghiệp
Việc mỗi nhân viên để một kiểu tên hiển thị email khác nhau sẽ gây ra một số hiểu lầm không mong muốn như:
- Thiếu tính chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác và khách hàng
- Khó nhận diện vai trò, phòng ban
- Ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp
Sau khi đổi tên email Outlook:
- Một số người nhận đã lưu email trong danh bạ vẫn thấy tên cũ
- Thời gian cập nhật có thể từ vài phút hoặc đến vài giờ
- Phụ thuộc vào cache Outlook và hệ thống email người nhận
*Lưu ý: Khuyến nghị cho doanh nghiệp nên gửi một email thông báo ngắn để khách hàng nhận diện đúng người liên hệ.
Một số câu hỏi thường gặp
| Câu hỏi | Trả lời |
| Đổi tên email Outlook có ảnh hưởng đến email đã gửi không? | Không. Việc đổi tên không ảnh hưởng đến các email đã gửi trước đó, toàn bộ nội dung và lịch sử thư vẫn được giữ nguyên. |
| Sau bao lâu người nhận sẽ thấy tên mới? | Thông thường người nhận sẽ thấy tên mới sau vài phút đến vài giờ, tùy vào hệ thống email và quá trình đồng bộ. |
| Có cần đổi tên từng email một không? | Không. Doanh nghiệp có thể đổi tên hàng loạt thông qua Microsoft 365 mà không cần chỉnh từng tài khoản. |
| Đổi tên email Outlook có mất email không? | Không. Việc đổi tên không làm mất dữ liệu, toàn bộ email và thông tin liên quan vẫn được lưu trữ đầy đủ. |
Tổng kết
Qua bài viết này, M365 đã chia sẻ đến bạn cách đổi tên email Outlook doanh nghiệp một cách chi tiết, từ các trường hợp cần thay đổi, lợi ích mang lại cho đến các bước thực hiện và những lưu ý quan trọng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý email hiệu quả, đồng bộ hình ảnh thương hiệu và nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365 hiệu quả hơn, hãy liên hệ ngay hotline 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp từ đội ngũ chuyên gia
