Cách lưu 1 sheet trong Excel thành file riêng siêu nhanh, đơn giản cho người mới

Trong công việc văn phòng hay học tập, đôi khi bạn chỉ cần chia sẻ hoặc xử lý một phần dữ liệu trong file Excel thay vì toàn bộ thông tin trong cả tập tài liệu. Nhiều người sẽ copy thủ công rồi dán (Copy-Paste) sang một file mới, cách làm này vừa tốn thời gian, vừa dễ gây lỗi định dạng, chúng ta có một phương pháp chính thống và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách lưu 1 sheet trong Excel thành file riêng giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rối mắt và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Theo dõi ngay để biết cách thực hiện ngay nhé!

Nên lưu 1 sheet trong Excel thành file riêng khi nào?

Việc biết cách lưu 1 sheet trong Excel thành file mới là một kỹ năng quản lý dữ liệu hiệu quả, giúp bạn duy trì tính tổ chức và bảo mật trong công việc. Bạn nên thực hiện thao tác tách sheet thành file riêng trong các trường hợp sau:

• Gửi báo cáo cho đối tác hoặc khách hàng: Bạn chỉ muốn gửi riêng báo cáo doanh thu mà không muốn đối tác xem được các sheet dữ liệu thô khác trong sổ làm việc của bạn. Thì việc lưu 1 sheet doanh thu duy nhất sẽ đảm bảo tính chuyên nghiệp, tinh gọn cũng như bảo mật thông tin nhưng vẫn hiệu quả cao.
• Dọn dẹp và phân loại dữ liệu: Sổ làm việc tổng quá nặng, bạn muốn tách riêng các sheet đã hoàn thành (Ví dụ: Bảng lương năm 2023) thành file lưu trữ tĩnh để file gốc nhẹ hơn, dễ thao tác và mở nhanh hơn. Bên cạnh đó còn giúp lưu trữ thông tin gốc hiệu quả và an toàn.
• Tránh làm hỏng công thức liên kết: Khi bạn cần chỉnh sửa một Sheet nhưng lo sợ thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến các Sheet khác (Vì các công thức liên kết). Thế thì việc lưu 1 sheet thành file riêng còn đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và tránh ảnh hướng đến các hàm trong Excel
• Xử lý số lượng lớn: Khi bạn đang có một Workbook chứa nhiều Sheet (ví dụ: dữ liệu của 12 tháng) và cần tách nhiều Sheet thành nhiều File riêng. Thì đây sẽ là phương pháp nhanh chóng hiệu quả hơn rất nhiều so với Copy-Paste truyền thống.

Vì sao nên lưu 1 sheet trong Excel thành file riêng?

Biết cách lưu 1 sheet trong Excel thành file riêng không chỉ là một thủ thuật, mà còn là một chiến lược làm việc thông minh giúp ích cho bạn hằng ngày bằng cách mang lại những lợi ích dễ thấy và cụ thể sau:

• Tăng Hiệu suất Công việc: Cách lưu 1 sheet trong Excel thành file riêng nhanh hơn so với thao tác Copy-Paste thủ công. Đặc biệt, nếu bạn biết sử dụng VBA/Macro, bạn có thể tự động hóa việc trích xuất hàng loạt, biến việc tách 10-20 sheet thành file riêng chỉ là vấn đề của vài giây, tiết kiệm thời gian tối đa cho các công việc mang tính lặp lại.
• Quản lý File Chuyên Nghiệp, khoa học: Các file Excel lớn thường nặng và phức tạp. Khi bạn áp dụng cách lưu 1 sheet trong Excel thành file mới, là bạn đang thực hiện nguyên tắc phân loại dữ liệu. Mỗi file độc lập sẽ có tiêu đề rõ ràng (ví dụ: Báo cáo Quý 1, Bảng Lương Tháng 7), giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp và lưu trữ chúng một cách khoa học.
• Tương thích với mọi cấu hình máy: Một file Excel chứa hàng trăm ngàn dòng dữ liệu trên nhiều sheet sẽ rất nặng, gây khó khăn cho các máy tính cấu hình yếu. Bằng việc tách file, bạn tạo ra các Workbook mới có dung lượng nhỏ hơn nhiều. File nhỏ hơn mở nhanh hơn, xử lý mượt mà hơn, đảm bảo khả năng tương thích và vận hành ổn định trên hầu hết mọi cấu hình máy.
• Hỗ trợ nhiều định dạng: Sau khi tách sheet thành file mới, bạn hoàn toàn linh hoạt trong việc lưu file với nhiều định dạng khác nhau tùy theo mục đích sử dụng. Bạn có thể lưu thành .XLSX để tiếp tục chỉnh sửa, lưu thành .PDF để in ấn hoặc chia sẻ, hay thậm chí là .CSV để nhập dữ liệu vào các hệ thống khác.
• Bảo mật tốt hơn: Đây là một lợi ích vô cùng quan trọng đối với các chuyên gia kế toán. Việc lưu 1 sheet thành file riêng cho phép bạn chỉ chia sẻ chính xác những dữ liệu cần thiết mà không cần gửi cả file tổng (chứa thông tin nội bộ) mà chỉ gửi sheet đã được tách. Quan trọng hơn, bạn có thể đặt mật khẩu (password protection) cho riêng file mới này mà không ảnh hưởng đến bảo mật của Workbook gốc.

Các cách lưu 1 sheet trong Excel thành file riêng

Có nhiều cách để thực hiện cách lưu 1 sheet trong Excel thành file mới, từ thủ công đơn giản cho đến tự động hóa. Việc lựa chọn phương pháp sẽ phụ thuộc vào số lượng sheet bạn muốn tách và tần suất bạn thực hiện công việc này.

Sử dụng lệnh Move and Copy

Đây là phương pháp chính thức và đơn giản nhất do Microsoft Excel cung cấp. Phương pháp này đảm bảo sheet mới được tách ra vẫn giữ nguyên định dạng, công thức nội bộ và giá trị gốc, không gây ra lỗi. Bạn có thể chọn tạo bản sao hoặc di chuyển sheet gốc hoàn toàn. Phương pháp này là giải pháp an toàn nhất để tạo file riêng biệt. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở file Excel chứa Sheet bạn muốn lưu thành file riêng.
• Bước 2: Di chuyển con trỏ chuột đến tên tab của Sheet đó (thanh dưới cùng của cửa sổ Excel).
• Bước 3: Nhấp chuột phải vào tên Sheet, sau đó chọn lệnh Move or Copy
• Bước 4: Trong hộp thoại “Move or Copy”, tại mục To book, nhấp vào mũi tên và chọn (new book) để ra lệnh cho Excel tạo một File Excel mới hoàn toàn.
• Bước 5: Nếu bạn muốn giữ lại Sheet gốc trong File cũ, hãy tích chọn vào ô Create a copy. (Nếu không tích, Sheet gốc sẽ bị di chuyển và biến mất khỏi file cũ).
• Bước 6: Nhấn OK. Excel sẽ lập tức tạo một cửa sổ Workbook mới chỉ chứa Sheet vừa được tách.
• Bước 7: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S (hoặc chọn File → Save As) để lưu file mới này vào vị trí mong muốn trên máy tính của bạn.

*Ghi chú: Nếu Sheet mà bạn cần tách đang chứa công thức liên kết với một Sheet khác trong file gốc, hãy chuyển công thức thành giá trị (Value) trước khi chuyển nhằm tránh lỗi.

Kéo thả sheet sang file mới

Đây là phương pháp trực quan và nhanh chóng, tận dụng tính năng kéo thả trong giao diện Windows. Phương pháp này đặc biệt tiện lợi khi bạn đã mở sẵn nhiều cửa sổ Excel và muốn di chuyển dữ liệu giữa chúng. Nó cũng là một biến thể của lệnh Move or Copy nhưng với thao tác chuột đơn giản hơn và có tính tương tác cao. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Đảm bảo cả File Excel gốc và một File Excel trống mới (Ctrl + N) đều đã được mở và hiển thị cạnh nhau trên màn hình làm việc của bạn.
• Bước 2: Nhấp chuột vào tên tab của Sheet cần tách trong File gốc.
• Bước 3: Giữ phím Ctrl trên bàn phím (để kích hoạt chế độ sao chép, nhằm giữ lại Sheet gốc).
• Bước 4: Kéo thả tab Sheet đó sang khu vực Sheet của File Excel trống mới (File đích). Bạn sẽ thấy biểu tượng dấu cộng nhỏ xuất hiện trong quá trình kéo.
• Bước 5: Nhả chuột và phím Ctrl. Sheet sẽ được sao chép sang File mới.
• Bước 6: Nhấn Ctrl + S trong File mới để lưu và đặt tên File, hoàn tất quá trình.

Dùng VBA để tách sheet tự động

Phương pháp này dành cho người dùng nâng cao, cần tách nhiều Sheet (ví dụ: 10 báo cáo tháng) thành nhiều File riêng biệt cùng lúc. Code VBA sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình, giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Đây là giải pháp tự động hóa hiệu quả nhất và nên được áp dụng cho các tác vụ lặp đi lặp lại với dữ liệu lớn. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở File Excel chứa các Sheet cần tách.
• Bước 2: Vào tab Developer, chọn Visual Basic để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications (VBA Editor).

• Bước 3: Trên thanh menu của VBA Editor, chọn Insert → Module để chèn một không gian viết Code mới.
• Bước 4: Dán đoạn Code VBA sau vào cửa sổ Module vừa mở.

Sub <tên macro>()

    Dim ws As Worksheet

    Set ws = ActiveSheet

    ws.Copy

    ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ws.Name & “.xlsx”, FileFormat:=51

    ActiveWorkbook.Close False

End Sub

• Bước 5: Đóng VBA Editor và quay lại Excel. Vào lại tab Developer để mở danh sách Macro, chọn Macro vừa tạo (thường có tên là “tenmacro”), sau đó nhấn Run để chạy lệnh tự động.

Lưu ý khi tách lưu 1 sheet trong Excel thành file riêng

Để đảm bảo quy trình cách lưu 1 sheet trong Excel thành file riêng diễn ra suôn sẻ, bạn cần chú ý đến một vài điểm then chốt dưới đây. Những lưu ý này sẽ giúp file mới của bạn luôn chính xác và an toàn.

Giữ nguyên mức định dạng và công thức

Khi sử dụng lệnh Move or Copy, Excel mặc định giữ nguyên định dạng và công thức nội bộ. Tuy nhiên, vấn đề thường xảy ra với công thức liên kết (liên kết ngoài):

• Vấn đề: Nếu Sheet mới chứa công thức tham chiếu đến các Sheet khác trong File cũ (ví dụ: =TongHop!A1), sau khi tách Sheet, công thức đó sẽ bị đứt gãy, gián đoạn liên kết và hiển thị lỗi #REF! (vì Sheet TongHop không còn tồn tại trong File mới).
• Giải pháp: Trước khi bạn thực hiện cách lưu 1 sheet trong Excel thành file mới, bạn nên chuyển công thức thành giá trị (Value). Bạn chỉ cần Copy toàn bộ nội dung Sheet, sau đó Paste Special (Dán đặc biệt) và chọn Values (Giá trị). Thao tác này giúp File mới chỉ chứa dữ liệu tĩnh, đảm bảo tính toàn vẹn và độc lập của báo cáo.

Đặt tên file và vị trí lưu hợp lý

Thao tác lưu 1 sheet thành 1 file riêng là của quá trình chuyển dữ liệu từ một trang tính sang một tệp mới. Do đó, việc đặt tên và quản lý vị trí file mới là rất quan trọng nhằm tối ưu quản lý file sau khi tách.

• Gợi ý đặt tên: Hãy đặt tên file mới một cách cụ thể và khoa học (ví dụ: BaoCaoDoanhThu_Quy3_2025 thay vì Sach1). Tên file rõ ràng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và phân loại dữ liệu sau này.
• Vị trí lưu trữ: Luôn lưu các file đã tách vào một thư mục riêng biệt. Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa file gốc và các file báo cáo đã được trích xuất.

Tránh ghi đè file gốc

Khi thực hiện lệnh Move or Copy, bạn cần phân biệt rõ giữa tùy chọn Move (Di chuyển – làm mất Sheet gốc) và Copy (Sao chép – giữ lại Sheet gốc).

*Lưu ý: Nếu bạn không tích chọn ô Create a copy trong hộp thoại Move or Copy, Sheet gốc sẽ bị di chuyển sang File mới. File gốc của bạn sẽ bị thay đổi vĩnh viễn (mất đi Sheet đó) khi bạn nhấn Save. Luôn tích chọn Create a copy nếu mục đích của bạn chỉ là trích xuất dữ liệu, chứ không phải dọn dẹp file.

Mẹo nâng cao khi làm việc với nhiều sheet

Nếu bạn là một người dùng thường xuyên phải lưu 1 sheet trong Excel thành file riêng, các mẹo nâng cao dưới đây sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc.

Tự động hóa với macro VBA

Như đã đề cập, khả năng tách nhiều Sheet thành nhiều File riêng biệt bằng VBA là mang lại hiệu suất vượt trội hơn nhiều phương pháp khác. Quy trình sẽ xảy ra như sau: VBA tự động lặp qua tất cả các Sheet trong Workbook. Với mỗi Sheet, code sẽ thực hiện lệnh Move nó đến một Workbook mới, sau đó tự động Save As với tên được đặt theo tên Sheet.

Phương pháp này chuyển đổi thao tác thủ công tốn hàng giờ (khi có hàng chục báo cáo) thành một quy trình diễn ra trong vài giây. Đây là giải pháp không thể thiếu cho các công việc quản lý dữ liệu định kỳ (ví dụ: phân tách báo cáo 12 tháng).

Tối ưu hiệu suất khi xử lý file lớn

Đối với các file Excel cực lớn, việc tách Sheet đôi khi có thể khiến Excel bị treo hoặc xử lý chậm. Để tối ưu hiệu suất, hãy áp dụng các bước sau trước khi thực hiện cách lưu 1 sheet trong Excel thành file mới.

1. Xóa Dữ liệu Rác: Loại bỏ các hàng, cột hoặc đối tượng không sử dụng trong File gốc trước khi tách.
2. Tắt Tự động Tính toán: Thao tác này giúp Excel không phải tính toán lại toàn bộ công thức trong quá trình tách Sheet, làm tăng tốc độ xử lý.
3. Lưu file mới với định dạng tối ưu: Khi bạn Save File mới, hãy cân nhắc chọn định dạng .xlsb. Định dạng này lưu trữ dữ liệu hiệu quả hơn, giúp giảm kích thước file và tăng tốc độ mở/lưu lên đáng kể so với định dạng .xlsx thông thường.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi	Trả lời chi tiết
Làm sao để tách nhiều sheet cùng lúc thành các file riêng?	Có thể dùng VBA Macro để tự động tách toàn bộ sheet trong workbook thành nhiều file riêng chỉ với một đoạn code ngắn. Ngoài ra, các add-ins bên thứ ba hỗ trợ cũng rất hiệu quả.
Có thể lưu sheet Excel thành file riêng mà không mất định dạng không?	Có. Nếu dùng lệnh Move and Copy hoặc Save As, định dạng và công thức sẽ được giữ nguyên. Tuy nhiên, nếu sheet có công thức liên kết sang sheet khác thì cần thay thế bằng giá trị (Value) để tránh lỗi #REF!.
VBA có an toàn khi dùng để tách sheet không?	VBA là công cụ tích hợp sẵn trong Excel của Microsoft, an toàn nếu bạn tự viết hoặc dùng từ nguồn tin cậy. Bạn nên kiểm tra code trước khi chạy để tránh macro lạ gây lỗi hoặc thay đổi dữ liệu ngoài ý muốn.
Có phần mềm nào hỗ trợ tách sheet nhanh hơn không?	Có. Các add-ins như Kutools for Excel hoặc AbleBits hỗ trợ tách nhiều sheet cùng lúc, lưu thành nhiều định dạng (XLSX, CSV, TXT). Đây là giải pháp nhanh và thân thiện cho người không rành VBA.

Kết luận

Qua bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn chi tiết đến bạn các phương pháp hiệu quả nhất để thực hiện cách lưu 1 sheet trong Excel thành file riêng một cách siêu nhanh, đơn giản. Việc áp dụng các kỹ thuật này sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu một cách khoa học, chuyên nghiệp và an toàn hơn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về các thủ thuật Excel hay mong muốn tối ưu hóa môi trường làm việc với các giải pháp chính hãng như Microsoft 365, hãy liên hệ ngay đến M365 qua số hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.