Khi tài liệu càng dài và nhiều nội dung, việc trình bày rõ ràng và dễ tra cứu càng trở nên quan trọng. Một trong những cách đơn giản nhưng rất hiệu quả để làm tài liệu chuyên nghiệp hơn chính là cách tạo 2 mục lục trong Word. Tuy nhiên, nhiều nhân viên văn phòng vẫn nghĩ rằng việc này phức tạp, khó làm hoặc chỉ dành cho người rành Word. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết – dễ hiểu – phù hợp cho doanh nghiệp, kể cả khi bạn không giỏi về Word.
Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng cách tạo 2 mục lục trong Word?
Trong các tài liệu doanh nghiệp như proposal, báo cáo chiến lược, hồ sơ năng lực, tài liệu đấu thầu hay tài liệu đào tạo nội bộ, chỉ một mục lục đôi khi là chưa đủ. Việc thiết kế hai mục lục riêng biệt không chỉ giúp tài liệu rõ ràng hơn mà còn thể hiện tư duy chuyên nghiệp, lấy người đọc làm trung tâm.
Giúp tài liệu chuyên nghiệp hơn
Trong môi trường doanh nghiệp, tài liệu không chỉ truyền đạt thông tin mà còn đại diện cho hình ảnh, năng lực và mức độ chuyên nghiệp. Một tài liệu được cấu trúc tốt sẽ giúp người đọc nhanh chóng nhận ra rằng doanh nghiệp làm việc có hệ thống và tư duy bài bản.
Khi sử dụng hai mục lục:
- Mục lục nội dung chính giúp người đọc nhìn thấy toàn bộ cấu trúc lớn của tài liệu chỉ trong một trang.
- Mục lục chi tiết hoặc phụ lục thể hiện rằng doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng, không bỏ sót các thông tin quan trọng.
Cách trình bày này đặc biệt hiệu quả với các tài liệu dài, nhiều chương mục. Thay vì dồn tất cả tiêu đề lớn nhỏ vào một mục lục duy nhất gây rối mắt, hai mục lục giúp:
- Nội dung chính được trình bày gọn gàng
- Nội dung chi tiết được sắp xếp riêng, khoa học
- Tổng thể tài liệu trở nên dễ đọc và “dễ tin” hơn
Giúp người đọc tra cứu nhanh và đúng thông tin họ cần
Đa số người đọc tài liệu B2B, đặc biệt là lãnh đạo, quản lý hoặc đối tác, không đọc toàn bộ tài liệu từ đầu đến cuối mà thường đọc chọn lọc theo nhu cầu. Họ cần nhanh chóng nắm được ý chính, xác định đúng phần liên quan đến quyết định của mình và quay lại tra cứu chi tiết khi cần. Việc thiết kế hai mục lục giúp đáp ứng chính xác hành vi đọc này, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu.
Mục lục nội dung chính giúp người đọc:
- Nắm nhanh các phần lớn của tài liệu
- Hiểu trình tự và logic triển khai nội dung
- Đánh giá tổng thể tài liệu chỉ trong thời gian ngắn
Mục lục chi tiết hoặc phụ lục giúp người đọc:
- Xem ngay bảng biểu, số liệu, quy trình cần xem
- Tìm nhanh thông tin kỹ thuật, điều khoản hoặc giải thích bổ sung
- Tiết kiệm thời gian tra cứu trong các tài liệu dài và phức tạp
Nhờ đó, người đọc không mất thời gian tìm kiếm thủ công và có trải nghiệm đọc thuận tiện hơn, đặc biệt trong những tình huống cần ra quyết định nhanh.
Các bước chuẩn bị trước khi thực hiện cách tạo 2 mục lục trong Word
Trước khi áp dụng cách tạo 2 mục lục trong Word, người dùng cần lưu ý một số những bước chuẩn bị quan trọng như sau:
Cấu trúc hóa tài liệu
Trước khi tiến hành tạo mục lục, bạn cần đảm bảo rằng tài liệu Word đã được xây dựng với cấu trúc rõ ràng và hợp lý. Nội dung phải được phân chia theo từng cấp độ tiêu đề để Word có thể nhận diện chính xác.
Hãy sử dụng Styles (Heading) có sẵn trong Word như sau:
- Heading 1: Dùng cho tiêu đề chính của tài liệu hoặc các chương lớn.
- Heading 2: Dùng cho các tiêu đề cấp dưới, trực thuộc Heading 1.
- Heading 3, Heading 4,…: Dùng cho các tiêu đề chi tiết hơn trong từng mục.
Việc áp dụng đúng các Heading cho từng phần nội dung sẽ giúp Word tự động tạo mục lục chính xác, đồng thời giúp tài liệu trông chuyên nghiệp và dễ theo dõi hơn.
Phân vùng tài liệu
Để tạo hai mục lục riêng biệt, bạn cần chủ động chia tài liệu thành hai phần nội dung rõ ràng ngay từ đầu:
- Phần 1: Bao gồm nội dung chính của tài liệu, đây là các mục cần hiển thị trong mục lục thứ nhất.
- Phần 2: Gồm các nội dung bổ sung như phụ lục, danh sách chi tiết hoặc thông tin mở rộng, sẽ xuất hiện trong mục lục thứ hai.
*Lưu ý: Word không tự động phân tách mục lục theo nội dung, vì vậy việc sắp xếp và xác định cấu trúc tài liệu cần được thực hiện trước khi tạo mục lục để tránh chỉnh sửa phức tạp về sau.
Hướng dẫn cách tạo 2 mục lục trong Word cơ bản
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm mục lục trong Word từ cơ bản đến nâng cao với các bước như sau:
Tạo mục lục đầu tiên
- Bước 1: Chọn mục Insert trên thanh công cụ > Chọn Page Number và định vị số trang (góc trái, phải, hoặc giữa cuối trang).
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu đề và nội dung cần hiển thị trong mục lục thứ nhất > Truy cập tab References trên thanh công cụ, sau đó chọn Add Text > Thiết lập cấp độ phù hợp (Level 1, Level 2, …) cho từng tiêu đề.
- Bước 3: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn mục lục đầu tiên > Truy cập References → Table of Contents → Custom Table of Contents.
Trong hộp thoại hiển thị, chọn Options, sau đó thiết lập các cấp độ tiêu đề phù hợp (ví dụ: Heading 1, Heading 2).
- Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất.
Tạo mục lục thứ hai
- Bước 1: Di chuyển đến phần nội dung khác trong tài liệu (ví dụ: phụ lục hoặc phần riêng biệt) và đặt con trỏ tại vị trí mong muốn chèn mục lục thứ hai.
- Bước 2: Lựa chọn nội dung cần đưa vào mục lục thứ hai, sau đó truy cập References → Add Text để gán cấp độ cho các tiêu đề.
- Heading 3 được sử dụng cho các tiêu đề chính.
- Heading 4 được sử dụng cho các tiêu đề phụ.
- Bước 3: Lặp lại thao tác References > chọn Table of Contents > tiếp đến chọn Custom Table of Contents. Trong phần Options, chỉ cần tiến hành chọn các cấp độ Heading mới (ví dụ: Heading 3, Heading 4).
- Bước 4: Nhấn OK để chèn mục lục.
Cách cập nhật 2 mục lục khi chỉnh sửa nội dung
Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi bạn thêm, xóa, di chuyển nội dung hoặc làm thay đổi số trang, các mục lục sẽ không tự động cập nhật. Vì vậy, bạn cần thực hiện cập nhật thủ công cho từng mục lục để đảm bảo thông tin luôn chính xác.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Click chuột vào mục lục cần cập nhật
- Bước 2: Chọn lệnh Update Table > Hộp thoại cập nhật mục lục sẽ xuất hiện.
- Bước 3: Chọn một trong hai tùy chọn sau:
- Update page numbers only: Chỉ cập nhật số trang, dùng khi nội dung tiêu đề không thay đổi, chỉ thay đổi vị trí trang.
- Update entire table: Cập nhật toàn bộ mục lục (tiêu đề + số trang), dùng khi có thêm/xóa/chỉnh sửa tiêu đề.
- Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất cập nhật.
Một số lỗi thường gặp khi thực hiện cách chèn 2 mục lục trong Word
Trong quá trình triển khai thực hiện các tạo 2 mục lục trong Word, rất có thể người dùng sẽ gặp phải một số những lỗi thường gặp phổ biến như sau:
Mục lục không có dòng chấm (….)
Trong một số trường hợp, mục lục sau khi tạo không xuất hiện dòng chấm nối giữa tiêu đề và số trang, khiến bố cục tài liệu kém chuyên nghiệp và khó theo dõi.
Cách khắc phục như sau:
- Bước 1: Truy cập References → Table of Contents → Custom Table of Contents.
- Bước 2: Tại mục Tab Leader, chọn kiểu dòng chấm (….) phù hợp, sau đó xác nhận để áp dụng.
Sau khi thiết lập, mục lục sẽ hiển thị đầy đủ dòng chấm, giúp tài liệu Word trông rõ ràng và chuyên nghiệp hơn, đặc biệt trong các báo cáo và tài liệu doanh nghiệp.
Mục lục không hiển thị đầy đủ các cấp tiêu đề
Trong một số trường hợp, mục lục trong Word chỉ hiển thị 3 cấp tiêu đề, khiến các mục con chi tiết không xuất hiện đầy đủ.
Cách xử lý như sau:
- Bước 1: Truy cập References → Table of Contents → Custom Table of Contents.
- Bước 2: Tại mục Show levels, tăng số cấp hiển thị lên mức tối đa 9 cấp nếu cần.
- Bước 3: Kiểm tra và đảm bảo tất cả các tiêu đề trong tài liệu đã được gán đúng cấp Heading tương ứng.
Sau khi thiết lập lại, mục lục sẽ hiển thị đầy đủ các cấp nội dung, giúp tài liệu có cấu trúc rõ ràng và dễ tra cứu hơn, đặc biệt với các tài liệu dài trong môi trường doanh nghiệp.
Tổng kết
Qua bài viết này, M365 đã chia sẻ cách tạo 2 mục lục trong Word một cách chi tiết và dễ áp dụng. Nội dung bao gồm lý do doanh nghiệp B2B nên sử dụng nhiều mục lục, các bước chuẩn bị như cấu trúc hóa và phân vùng tài liệu, cùng quy trình tạo và cập nhật từng mục lục. Ngoài ra, bài viết cũng đề cập đến những lỗi thường gặp và cách khắc phục hiệu quả.
Qua đó, người dùng có thể xây dựng tài liệu Word rõ ràng, chuyên nghiệp và phù hợp với môi trường làm việc doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để được và hỗ trợ nhanh chóng.
