Bạn đang gửi email quan trọng cho khách hàng nhưng font chữ mặc định của Outlook trông quá nhỏ hoặc không đủ chuyên nghiệp? Việc thay đổi phông chữ và cỡ chữ trong Outlook có thể giúp email của bạn trông bắt mắt hơn, dễ đọc hơn và phản ánh đúng phong cách làm việc của bạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thay đổi phông chữ và cỡ chữ trong Outlook
một cách nhanh chóng và đơn giản, từ việc thay đổi font mặc định cho email mới đến điều chỉnh cỡ chữ phù hợp với nhu cầu làm việc. Dù bạn là người mới sử dụng hay đã quen thuộc với Outlook, những mẹo này sẽ giúp bạn tối ưu trải nghiệm soạn thảo email hàng ngày. Xem ngay!
Thay đổi phông chữ và cỡ chữ trong Outlook thế nào là hợp lý?
Khi lựa chọn font chữ cho email, bạn nên cân nhắc ba yếu tố chính: tính dễ đọc, tính chuyên nghiệp và khả năng hiển thị trên nhiều thiết bị.
- Về phông chữ: Các font Sans-serif như Calibri, Arial, hoặc Segoe UI là lựa chọn an toàn nhất cho email công việc. Chúng hiển thị rõ ràng trên màn hình máy tính và điện thoại. Font Calibri là mặc định của Outlook vì lý do này. Nếu bạn muốn thêm chút cá tính, Times New Roman hoặc Georgia cũng chấp nhận được, nhưng hãy tránh các font quá trang trí như Comic Sans hay Brush Script – chúng có thể làm giảm tính nghiêm túc của nội dung.
- Về cỡ chữ: Cỡ chữ từ 10 đến 12 point là tiêu chuẩn cho email công việc. Cỡ 11 point thường được đánh giá cao vì vừa đủ lớn để đọc dễ dàng mà không chiếm quá nhiều không gian. Nếu đối tượng nhận email của bạn là người lớn tuổi hoặc có thị lực kém, cỡ 12 point sẽ thân thiện hơn. Tuy nhiên, tránh dùng cỡ chữ quá lớn (trên 14 point) cho nội dung chính vì nó có thể khiến email trông thiếu chuyên nghiệp.
Tại sao nên thay đổi phông chữ và cỡ chữ trong Outlook?
- Tăng khả năng đọc hiểu: Không phải ai cũng thấy thoải mái với font mặc định. Một số người cảm thấy Calibri 11 point hơi nhỏ, đặc biệt với người dùng lớn tuổi, thị lực kém hoặc người làm việc nhiều giờ liên tục trên màn hình. Vậy nên, việc chỉnh cỡ chữ trong Outlook lên 12 point có thể giảm mỏi mắt đáng kể.
- Phù hợp với thương hiệu doanh nghiệp: Nhiều công ty có hướng dẫn thương hiệu cụ thể về font chữ. Công ty luật có thể yêu cầu nhân viên dùng Times New Roman 12 point để tạo vẻ trang trọng và đồng bộ với toàn bộ nhận diện của công ty, trong khi startup công nghệ lại ưa chuộng Helvetica hoặc Open Sans cho cảm giác hiện đại.
- Nâng cao năng suất làm việc: Một giao diện quen thuộc và dễ nhìn giúp bạn soạn thảo email nhanh hơn. Khi không phải điều chỉnh font chữ mỗi lần viết email mới, bạn tiết kiệm được vài giây quý giá. Nhân với hàng chục email mỗi ngày, con số này trở nên đáng kể.
- Đảm bảo tính nhất quán: Khi bạn thiết lập font chữ mặc định cho tất cả email mới, thư trả lời và thư chuyển tiếp, mọi thông điệp bạn gửi đi đều có cùng một phong cách. Điều này tạo ấn tượng về sự chỉn chu và chú ý đến chi tiết – những phẩm chất quan trọng trong môi trường công sở.
Cách thay đổi phông chữ và cỡ chữ trong Outlook Desktop
Outlook phiên bản cũ
Outlook phiên bản cũ là phiên bản giao diện truyền thống với đầy đủ tính năng tùy chỉnh. Bạn có thể thiết lập font chữ mặc định cho tất cả email thông qua mục Options trong menu File. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Outlook trên thiết bị máy tính của bạn.
- Bước 2: Nhấp vào tab File ở góc trên bên trái màn hình. Rồi chọn tiếp Options.
- Bước 3: Cửa sổ Outlook Options sẽ mở ra. Tại cột bên trái, nhấp vào mục Mail.
- Bước 4: Cuộn xuống phần Compose messages (Soạn thảo tin nhắn) ở bên phải.
- Bước 5: Tìm và nhấp vào nút Stationery and Fonts.
- Bước 6: Trong phần New mail messages (Thư mới), nhấp vào nút Font đầu tiên.
- Bước 7: Hộp thoại Font sẽ xuất hiện. Tại đây:
- Chọn font chữ bạn muốn từ danh sách Font (ví dụ: Arial, Calibri, Times New Roman)
- Chọn cỡ chữ từ danh sách Size (ví dụ: 10, 11, 12)
- Chọn kiểu chữ từ Font style nếu muốn (Regular, Bold, Italic)
- Và nhiều tùy chọn khác nữa
- Bước 8: Sau khi chọn xong, nhấp OK để đóng hộp thoại Font và hoàn thành.
- Bước 9: Bạn có thể làm tương tự với email trả lời, email chuyển tiếp.
Outlook phiên bản mới
Outlook phiên bản mới có giao diện hiện đại và đơn giản hóa quy trình cài đặt. Bạn có thể thay đổi font chữ mặc định qua mục Settings với ít bước hơn so với phiên bản cũ. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Outlook đã cài đặt trên máy tính. Nhấp vào biểu tượng bánh răng (Settings) nằm ở vị trí góc trên bên phải màn hình.
- Bước 2: Cửa sổ Settings mở rộng sẽ hiện ra. Tại cột bên trái, nhấp vào Mail. Chọn Compose and reply (Soạn thảo và trả lời).
- Bước 3: Tùy chỉnh font chữ và kích thước mong muốn:
- Chọn font chữ bạn muốn (ví dụ: Arial, Calibri, Verdana).
- Điều chỉnh Font size ngay bên cạnh để chọn cỡ chữ (ví dụ: 10 pt, 11 pt, 12 pt).
- Chọn Font Style (Regular, Bold, Italic)
- Chọn màu sắc chữ
- Bước 4: Tắt cửa sổ Setting để hoàn tất.
Cách thay đổi phông chữ trong Outlook Web App
Giới hạn và khác biệt so với bản Desktop
Outlook Web App không cho phép thiết lập font chữ mặc định toàn cục như bản Desktop. Bạn phải chỉnh font thủ công cho từng email và chỉ có danh sách font cơ bản. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào outlook.com trên thanh tìm kiếm.
- Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn (email và mật khẩu).
- Bước 3: Nhấp vào biểu tượng bánh răng (Settings) ở góc trên bên phải.
- Bước 4: Tại mục Mail chọn Compose and reply để bắt đầu định dạng.
- Bước 5: Điều chỉnh Font chữ, kích thước chữ, định dạng chữ, màu sắc chữ giống như bản Outlook phiên bản mới.
Các bước chỉnh font khi soạn email
Nếu bạn không có nhu cầu cài đặt Font chữ và kích thước chữ mặc định cho tất cả email ngay từ đầu mà chỉ muốn thay đổi một vài chữ khi soạn thảo email, bạn vẫn có thể thay đổi font chữ cho từng chữ trong email khi soạn thảo. Sử dụng thanh công cụ định dạng ngay trong cửa sổ email mới. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Khi soạn thảo email, bôi đen phần chữ muốn thay đổi định dạng.
Bước 2: Chọn vào các loại định dạng tại mục Basic Text để điều chỉnh:
- Menu dropdown hiển thị tên font (mặc định: Calibri)
- Menu dropdown hiển thị cỡ chữ (mặc định: 11 hoặc 12)
- Các nút B (Bold), I (Italic), U (Underline)
- Các công cụ khác (màu chữ, danh sách, căn chỉnh…)
Tùy chỉnh font chữ trong Reading Pane và Message List
Ngoài việc thay đổi font chữ cho email soạn thảo, Outlook còn cho phép bạn tùy chỉnh font hiển thị trong danh sách email và khung đọc email. Điều này giúp bạn đọc email dễ dàng hơn và giảm mỏi mắt khi làm việc lâu.
Chỉnh font trong danh sách email
Danh sách email (Message List) hiển thị tất cả email trong hộp thư của bạn. Việc thay đổi phông chữ và cỡ chữ trong Outlook cho phần này giúp bạn quét thông tin nhanh hơn. Làm theo một số các bước sau để tiến hành điều chỉnh:
- Bước 1: Tại Outlook Desktop và nhấp tab View trên thanh ribbon.
- Bước 2: Trong nhóm Current View, nhấp View Settings. Cửa sổ Advanced View Settings sẽ mở ra.
- Bước 3: Tiếp theo, nhấp nút Other Settings.
- Bước 4: Bạn sẽ thấy hai nút Row Font và Column Font – một cho tiêu đề cột và một cho hàng email.
- Bước 5: Điều chỉnh font chữ và cỡ chữ mong muốn. Cỡ 9-10 point phù hợp vì tiết kiệm không gian.
- Bước 6: Nhấp vào OK để lưu.
Chỉnh kích thước font khi đọc email
Chỉnh kích thước font khi đọc email sẽ hiển thị nội dung email rõ ràng và dễ nhìn hơn. Đồng thời cũng giúp email đọc thoải mái hơn. Làm theo các bước sau: Tại email mà bạn muốn thực hiện thao tác, kéo thanh điều chỉnh kích thước ở bên góc phải dưới màn hình hoặc có thể lăn chuột khi giữ nút Ctrl để zoom lớn hoặc thu nhỏ nội dung email.
Mẹo tối ưu khi chọn phông chữ trong Outlook
Việc lựa chọn font chữ phù hợp không chỉ làm ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ mà còn tác động đến hiệu quả giao tiếp và sức khỏe mắt của bạn khi làm việc. Không phải font nào cũng phù hợp cho email công việc. Bạn cần cân nhắc tính dễ đọc, mức độ chuyên nghiệp và phù hợp khi thay đổi font chữ trong Outlook.
- Font Sans-serif cho email hiện đại
Các font không chân như Calibri, Arial, Segoe UI và Verdana là lựa chọn tốt nhất cho email công việc. Chúng hiển thị sắc nét trên màn hình máy tính và điện thoại. Calibri là mặc định của Microsoft vì được thiết kế đặc biệt để đọc trên màn hình.
- Font Serif cho tính trang trọng
Các font có chân như Times New Roman, Georgia và Cambria tạo cảm giác truyền thống và trang trọng. Chúng phù hợp cho email pháp lý, thư ngỏ chính thức hoặc báo cáo quan trọng.
- Font cần tránh
Comic Sans trông thiếu chuyên nghiệp trong môi trường công sở. Brush Script và các font chữ viết tay khác khó đọc và không phù hợp. Các font trang trí như Papyrus, Curlz hay Impact cũng nên tránh vì làm giảm độ tin cậy của thông điệp.
Kích thước phù hợp cho đa dạng mục đích
Cách chỉnh cỡ chữ trong Outlook cần dựa trên loại email và đối tượng nhận. Không có một cỡ chữ nào phù hợp cho mọi tình huống.
- Cỡ 11 point là lựa chọn an toàn nhất cho hầu hết email công việc. Nó đủ lớn để đọc dễ dàng trên màn hình và điện thoại, nhưng không chiếm quá nhiều không gian. Calibri 11 point và Arial 11 point là hai tổ hợp được sử dụng rộng rãi nhất.
- Cỡ 12 point phù hợp khi bạn muốn email dễ đọc hơn hoặc khi gửi cho người lớn tuổi. Times New Roman 12 point là tiêu chuẩn cho nhiều tài liệu chính thức. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực pháp lý, tài chính hoặc chính phủ, cỡ 12 point thường được ưa chuộng.
Kết hợp màu sắc và kiểu chữ
Màu sắc và kiểu định dạng bổ sung thêm sức mạnh cho font chữ. Tuy nhiên, cần sử dụng khôn ngoan để không làm email trông rối mắt. Màu đen là màu chuẩn và an toàn nhất cho nội dung email. Nó tạo độ tương phản cao nhất với nền trắng. Màu xám đậm là lựa chọn thay thế tạo cảm giác mềm mại hơn mà vẫn dễ đọc. Màu đỏ nên dùng tiết kiệm vì gợi lên cảnh báo hoặc tức giận. Chỉ dùng đỏ cho thông tin thực sự khẩn cấp. Màu vàng hoặc màu nhạt không nên dùng cho chữ vì độ tương phản quá thấp với nền trắng.
>>> Xem thêm: Cách sửa chữ ký trong Outlook
Câu hỏi thường gặp
| Câu hỏi | Trả lời |
| Làm sao để đặt font chữ mặc định cho tất cả email trong Outlook? | Trong Outlook Desktop: vào File → Options → Mail → Stationery and Fonts, chọn font, kích thước, màu chữ cho email mới, trả lời và chuyển tiếp. |
| Outlook Web có cho phép chỉnh font mặc định không? | Có. Vào Settings → Compose and reply, chọn font, kích thước, màu chữ mặc định cho email. |
| Có thể thay đổi font chữ trong danh sách email không? | Có. Outlook cho phép chỉnh font trong message list và reading pane để dễ đọc hơn. |
| Font nào được khuyên dùng để email trông chuyên nghiệp hơn? | Calibri (mặc định, hiện đại, dễ đọc), Arial (sạch, phổ biến), Times New Roman (trang trọng, truyền thống). Đây là các font tương thích tốt trên hầu hết thiết bị. |
Lời kết
Qua bài viết này, M365 đã chia sẻ đến bạn hướng dẫn chi tiết về cách thay đổi phông chữ và cỡ chữ trong Outlook, giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp, dễ đọc và phản ánh đúng phong cách làm việc cá nhân. Việc tùy chỉnh font chữ phù hợp không chỉ nâng cao trải nghiệm soạn thảo email mà còn giảm mỏi mắt và tạo ấn tượng tốt với người nhận. Cho dù bạn sử dụng Outlook Desktop, Web App hay Mobile, những kỹ thuật trên sẽ giúp bạn làm chủ giao diện và tối ưu hóa quy trình giao tiếp hàng ngày.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, nhiệt tình nhất.
