Bạn có bao giờ mất hàng giờ liền chỉ để tìm lại một email quan trọng trong Outlook? Đây là tình huống phổ biến với nhân viên văn phòng, sinh viên hay bất kỳ ai sử dụng Microsoft 365 hằng ngày. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tìm kiếm email trong Outlook bằng những bước đơn giản, dễ hiểu, giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn. Với các tính năng như Instant Search và Suggested Search – những điểm độc đáo chỉ có ở Outlook – bạn sẽ nhanh chóng nắm được cách khai thác tối đa công cụ này để quản lý hộp thư chuyên nghiệp. Xem bài viết ngay.
Cách tìm kiếm email trong Outlook có cần thiết hay không?
Trong môi trường làm việc hiện đại, mỗi ngày chúng ta nhận hàng chục đến hàng trăm email. Nếu không biết cách tìm kiếm thư trong Outlook, bạn dễ bỏ lỡ thông tin quan trọng hoặc mất nhiều thời gian lục lại hộp thư chỉ để kiếm một email quan trọng. Việc tìm kiếm không chỉ cần thiết mà còn là kỹ năng cơ bản để:
- Tiết kiệm thời gian: Chỉ cần vài giây để tìm đúng email thay vì cuộn hàng loạt thư trong Outlook mất hàng giờ liền.
- Tăng hiệu quả công việc: Nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết để xử lý công việc ngay lập tức không bị tắc nghẽn công việc.
- Giảm sai sót: Tìm đúng email giúp tránh nhầm lẫn trong trao đổi giữa đồng nghiệp, đối tác và khách hàng.
Tóm lại, việc tìm kiếm email trong Outlook là hoàn toàn cần thiết để tạo nên trải nghiệm làm việc và học tập hiệu quả với Outlook. Vậy hãy cùng xem các phiên bản Outlook đã và đang hỗ trợ tính năng tìm kiếm ngay phía dưới nhé!
Các phiên bản Outlook hỗ trợ tìm kiếm
Microsoft đã phát triển Outlook qua nhiều phiên bản khác nhau, và mỗi phiên bản đều có công cụ tìm kiếm email tích hợp. Tuy nhiên, giao diện và một số tính năng có thể khác nhau tùy theo phiên bản bạn đang sử dụng. Các phiên bản bao gồm:
- Outlook trên Windows (Desktop): Đây là phiên bản phổ biến nhất trong môi trường doanh nghiệp Việt Nam. Các phiên bản chính bao gồm Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 và Outlook trong Microsoft 365 (phiên bản mới nhất, cập nhật liên tục). Tất cả các phiên bản này đều hỗ trợ cách tìm kiếm thư trong Outlook với thanh tìm kiếm nằm ở phía trên cùng của hộp thư. Các phiên bản mới hơn có công cụ AI tìm kiếm thông minh hơn với khả năng hiểu ngữ cảnh tốt hơn.
- Outlook trên Mac: Nếu bạn sử dụng máy Mac, Outlook for Mac cũng có đầy đủ tính năng tìm kiếm. Giao diện có thể hơi khác so với phiên bản Windows nhưng logic hoạt động tương tự. Các phiên bản Outlook for Mac 2016, 2019 và Microsoft 365 đều hỗ trợ tìm kiếm mạnh mẽ.
- Outlook Web App (OWA): Đây là phiên bản Outlook chạy trên trình duyệt web, bạn truy cập thông qua outlook.com hoặc outlook.office365.com. Phiên bản này rất tiện lợi khi bạn không ở máy tính cá nhân. Cách tìm kiếm email trong Outlook Web App cũng tương tự phiên bản desktop, với thanh tìm kiếm nằm ở đầu trang.
- Outlook trên điện thoại: Ứng dụng Outlook Mobile có sẵn cho cả iOS và Android. Mặc dù màn hình nhỏ hơn, nhưng bạn vẫn có thể sử dụng đầy đủ các tính năng tìm kiếm cơ bản. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang di chuyển và cần tìm một email nhanh chóng.
Một điểm quan trọng: nếu công ty bạn sử dụng Exchange Server hoặc Microsoft 365, công cụ tìm kiếm sẽ mạnh mẽ hơn nhờ khả năng lập chỉ mục (indexing) của máy chủ. Điều này có nghĩa là việc tìm kiếm sẽ nhanh hơn và chính xác hơn so với khi bạn chỉ sử dụng tài khoản email cá nhân.
Các cách tìm kiếm email cơ bản trong Outlook
Outlook cung cấp nhiều phương pháp tìm kiếm khác nhau để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy email cần thiết. Từ tìm kiếm đơn giản bằng từ khóa đến các bộ lọc nâng cao, mỗi phương pháp đều có ưu điểm riêng tùy theo nhu cầu của bạn. Dưới đây là một số hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể tiến hành áp dụng ngay.
Sử dụng hộp tìm kiếm (Instant Search)
Hộp tìm kiếm Instant Search là công cụ nhanh nhất để tìm email trong Outlook. Bạn chỉ cần nhập từ khóa và Outlook sẽ hiển thị kết quả ngay lập tức trong vài giây. Công cụ này tìm kiếm trong cả tiêu đề, nội dung và người gửi. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên thiết bị máy tính của bạn.
- Bước 2: Nhấp chuột vào hộp tìm kiếm này. Lúc này, thanh công cụ “Search Tools” sẽ yêu cầu bạn gõ từ khóa bạn muốn tìm vào hộp tìm kiếm.
- Bước 3: Nhấn phím Enter trên bàn phím hoặc chờ Outlook tự động hiển thị kết quả trong vài giây.
- Bước 4: Xem danh sách kết quả hiển thị bên dưới. Các email phù hợp với từ khóa tìm kiếm sẽ được liệt kê theo thứ tự thời gian mới nhất trên cùng.
- Bước 5: Nhấp vào email bất kỳ trong danh sách kết quả để đọc nội dung chi tiết.
*Lưu ý: Instant Search mặc định chỉ tìm kiếm trong thư mục hiện tại bạn đang mở là Current Mail Box. Nếu muốn thay đổi phạm vi tìm kiếm bạn nhấn xổ ra tại mục Current Mail Box và chọn phạm vi mong muốn.
Tìm kiếm theo từ khóa, người gửi, ngày tháng
Khi bạn cần tìm email cụ thể từ một người nào đó hoặc trong khoảng thời gian nhất định, việc sử dụng các bộ lọc theo người gửi và ngày tháng sẽ giúp thu hẹp kết quả nhanh chóng. Phương pháp này rất hữu ích khi bạn nhớ một vài thông tin về email cần tìm. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Nhấp vào hộp tìm kiếm ở phía trên cùng của Outlook.
- Bước 2: Trên thanh công cụ “Search Tools”, ngoài việc nhập từ khóa tìm kiếm như bình thường. Bạn tìm và nhấp vào biểu tượng Filter bên phải của thanh tìm kiếm.
- Bước 3: Để tìm theo người gửi:
- Nhấp vào nút “From” trên thanh công cụ
- Một hộp thoại nhỏ xuất hiện, gõ tên hoặc địa chỉ email của người gửi (ví dụ: “[email protected]” hoặc “Nguyễn Văn A”)
- Outlook sẽ gợi ý các địa chỉ email phù hợp từ danh bạ của bạn
- Bước 4: Để tìm theo ngày tháng:
- Nhấp vào nút “Date” trên thanh công cụ
- Chọn phạm vi thời gian – ngày bắt đầu và ngày kết thúc
- Bước 5: Xem danh sách kết quả hiển thị. Bạn có thể tiếp tục thêm từ khóa vào hộp tìm kiếm để thu hẹp kết quả hơn nữa.
- Bước 6: Để xóa toàn bộ bộ lọc, nhấp vào Clear Filter.
*Mẹo thêm: Bạn cũng có thể gõ trực tiếp vào hộp tìm kiếm theo cú pháp: “from:[email protected]” hoặc “received:11/2025” để tìm nhanh hơn mà không cần dùng chuột nhấp vào các nút.
Sử dụng lệnh tìm kiếm (AND, OR, NOT)
Lệnh tìm kiếm giúp bạn kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm phức tạp, giúp lọc email chính xác hơn. Ví dụ, bạn có thể tìm email chứa “hợp đồng” nhưng không có từ “nháp”, hoặc tìm email từ hai người gửi khác nhau. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Nhấp vào hộp tìm kiếm ở phía trên cùng của Outlook.
- Bước 2: Để sử dụng lệnh tìm kiếm AND (và):
- Gõ cú pháp: từ_khóa_1 AND từ_khóa_2 vào hộp tìm kiếm
- Ví dụ: “báo cáo AND tháng 11” sẽ tìm tất cả email có cả hai từ “báo cáo” và “tháng 11”
- Lưu ý: AND phải viết bằng chữ IN HOA
- Bước 3: Để sử dụng lệnh tìm kiếm OR (hoặc):
- Gõ cú pháp: từ_khóa_1 OR từ_khóa_2 vào hộp tìm kiếm
- Lệnh tìm kiếm này hữu ích khi bạn muốn tìm email có thể dùng các thuật ngữ khác nhau để mô tả cùng một chủ đề
- Bước 4: Để sử dụng lệnh tìm kiếm NOT (không):
- Gõ cú pháp: từ_khóa_1 NOT từ_khóa_2 vào hộp tìm kiếm
- Ví dụ: “dự án NOT hoàn thành” sẽ tìm email có từ “dự án” nhưng không có từ “hoàn thành”
- Lệnh tìm kiếm này giúp loại bỏ các email không liên quan
- Bước 5: Để kết hợp nhiều lệnh tìm kiếm:
- Bạn có thể dùng dấu ngoặc đơn để nhóm các điều kiện
- Ví dụ: “(báo cáo OR report) AND tháng 11 NOT nháp”
- Cú pháp này sẽ tìm email có từ “báo cáo” hoặc “report”, đồng thời có “tháng 11”, nhưng không có từ “nháp”
- Bước 6: Nhấn phím Enter để thực hiện tìm kiếm.
- Bước 7: Xem kết quả và kiểm tra xem các email có đúng với điều kiện bạn đặt ra không.
*Lưu ý: Các toán tử AND, OR, NOT phải viết bằng chữ IN HOA, nếu không Outlook sẽ hiểu đó là từ khóa thông thường.
Tìm kiếm trong nội dung email và tệp đính kèm
Đôi khi thông tin bạn cần không nằm trong tiêu đề mà ẩn sâu trong nội dung email hoặc trong file đính kèm như Word, Excel, PDF. Outlook có thể tìm kiếm cả hai vị trí này, giúp bạn tìm thấy thông tin dù nó ở đâu. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Nhấp vào hộp tìm kiếm ở phía trên cùng của Outlook.
- Bước 2: Để tìm trong nội dung email:
- Gõ từ khóa bạn muốn tìm vào hộp tìm kiếm
- Outlook mặc định sẽ tự động tìm trong cả tiêu đề (subject) và nội dung (body) của email
- Ví dụ: gõ “thời hạn thanh toán” sẽ tìm tất cả email có cụm từ này ở bất kỳ đâu
- Bước 3: Để chỉ tìm trong nội dung email (không tìm trong tiêu đề):
- Gõ cú pháp: body:từ_khóa vào hộp tìm kiếm
- Ví dụ: “body:thời hạn thanh toán” chỉ tìm trong phần nội dung email
- Bước 4: Để tìm email có tệp đính kèm:
- Trên thanh công cụ Search Tools, nhấp vào “Has Attachments”
- Hoặc gõ cú pháp: hasattachments:yes vào hộp tìm kiếm
- Có thể tích vào ô Attachments trong mục Filter của Outlook
- Bước 5: Để tìm theo tên tệp đính kèm:
- Gõ cú pháp: attachment:tên_file vào hộp tìm kiếm
- Ví dụ: “attachment:baocao.xlsx” sẽ tìm email có file đính kèm tên “baocao.xlsx”
- Bạn có thể chỉ gõ phần tên file, ví dụ: “attachment:baocao” cũng sẽ tìm được
- Bước 6: Để tìm theo loại file đính kèm:
- Gõ cú pháp: attachment:*.pdf để tìm tất cả email có file PDF đính kèm
- Hoặc “attachment:.docx” cho file Word, “attachment:.xlsx” cho file Excel
- Dấu * là ký tự đại diện đại diện cho bất kỳ tên file nào
- Bước 7: Nhấn phím Enter và xem kết quả.
- Bước 8: Khi tìm thấy email, mở email và nhấp vào file đính kèm để kiểm tra nội dung bên trong.
Lọc email theo thư mục, trạng thái, chủ đề
Lọc email theo các tiêu chí như thư mục lưu trữ, trạng thái đã đọc chưa đọc, hoặc chủ đề cuộc trò chuyện giúp bạn nhanh chóng tổ chức và quản lý hộp thư hiệu quả hơn. Phương pháp này đặc biệt hữu ích trong trường hợp bạn muốn dọn dẹp hộp thư. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Nhấp vào hộp tìm kiếm ở phía trên cùng của Outlook.
- Bước 2: Để lọc theo danh mục, nhấp vào dropdown menu và chọn danh mục mong muốn “Inbox” hoặc “Junk Email”.
- Bước 3: Để lọc theo trạng thái đã đọc/chưa đọc, trên thanh công cụ Search, nhấp vào nút Filter. Tại mục Read Status chọn Read (đã đọc) hoặc Unread (chưa đọc).
- Bước 4: Để lọc email có gắn cờ (flagged), tích vào mục Flagged trong mục Filter
- Bước 5: Để lọc theo chủ đề, gõ từ khóa vào mục Subject trong mục Filter
- Bước 6: Để lọc email có mức độ ưu tiên cao, chọn mức độ ưu tiên tại mục Important.
- Bước 7: Nhấn vào phím Enter để tiến hành xem kết quả.
Mẹo tối ưu tìm kiếm email trong Outlook
Sau khi đã nắm vững các cách tìm kiếm email trong Outlook cơ bản, bạn có thể áp dụng thêm những mẹo nâng cao để tìm kiếm nhanh hơn và thông minh hơn. Những kỹ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể, đặc biệt khi phải xử lý hàng trăm email mỗi ngày. Hãy cùng khám phá ba mẹo quan trọng giúp bạn tối ưu hóa trải nghiệm tìm kiếm.
Sử dụng Suggested Search
Suggested Search là tính năng thông minh của Outlook giúp gợi ý các từ khóa và bộ lọc phù hợp ngay khi bạn bắt đầu gõ vào hộp tìm kiếm. Công cụ này học từ thói quen tìm kiếm của bạn và đưa ra các đề xuất chính xác, giúp bạn tìm email nhanh chóng mà không cần nhớ cú pháp phức tạp.
Tạo bộ lọc và thư mục thông minh
Thư mục thông minh (Search Folders) là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất giúp bạn tối ưu cách tìm kiếm thư trong Outlook. Khác với thư mục thông thường, thư mục thông minh không chứa email thực tế mà hiển thị các email đáp ứng điều kiện bạn đặt ra, dù chúng nằm ở thư mục nào. Điều này giúp bạn truy cập nhanh các email quan trọng mà không cần tìm kiếm lại từ đầu.
Tìm kiếm trên Outlook Web và Mobile
Nhiều người làm việc không chỉ trên máy tính mà còn cần truy cập email khi đang di chuyển hoặc làm việc từ xa. Cách tìm kiếm email trong Outlook trên nền tảng web và mobile có một số khác biệt so với phiên bản desktop, nhưng vẫn mạnh mẽ và dễ sử dụng. Hiểu rõ cách tìm kiếm trên các nền tảng này giúp bạn làm việc linh hoạt ở mọi nơi.
Những lỗi phổ biến khi tìm kiếm trong Outlook
Đôi khi, dù bạn đã làm đúng các bước tìm kiếm email trong Outlook, kết quả vẫn không hiển thị hoặc hiển thị không chính xác. Đây là vấn đề phổ biến mà nhiều người dùng gặp phải, gây ra sự bực bội và làm gián đoạn công việc.
Lỗi không hiển thị các kết quả tìm kiếm
Một trong những tình huống khó chịu nhất là khi bạn chắc chắn có email cần tìm trong hộp thư, nhưng Outlook không hiển thị bất kỳ kết quả nào hoặc chỉ hiển thị một phần kết quả. Dù biết chắc email đã nhận, nhưng khi tìm kiếm thì Outlook báo “No results found”.
Lỗi cập nhật và đồng bộ Outlook
Một nguyên nhân thường bị bỏ qua dẫn đến lỗi tìm kiếm là phiên bản Outlook cũ chưa được cập nhật hoặc dữ liệu chưa đồng bộ hoàn chỉnh từ máy chủ. Microsoft thường xuyên phát hành các bản cập nhật để sửa lỗi và cải thiện hiệu suất tìm kiếm. Lúc này điều cần thiết là bạn nên cập nhập Outlook lên phiên bản mới nhất để khắc phục
Câu hỏi thường gặp
| Câu hỏi | Trả lời chi tiết |
| Làm sao để tìm email theo người gửi trong Outlook? | Bạn chỉ cần nhập tên hoặc địa chỉ email của người gửi vào ô Search/Instant Search ở phía trên hộp thư. Outlook sẽ tự động lọc và hiển thị tất cả thư liên quan. Ngoài ra, bạn có thể dùng bộ lọc nâng cao để kết hợp tìm theo người gửi cùng với ngày tháng hoặc chủ đề để kết quả chính xác hơn. |
| Outlook không tìm thấy email, nguyên nhân và cách khắc phục? | Nguyên nhân thường gặp gồm: chỉ mục tìm kiếm bị lỗi, dữ liệu chưa đồng bộ với máy chủ, hoặc phiên bản Outlook chưa được cập nhật. Cách khắc phục: tiến hành rebuild index (tái tạo chỉ mục tìm kiếm), kiểm tra lại kết nối mạng, và cập nhật Outlook lên phiên bản mới nhất để đảm bảo tính năng tìm kiếm hoạt động ổn định. |
| Có thể tìm email trong Outlook trên điện thoại không? | Có. Ứng dụng Outlook Mobile trên iOS và Android hỗ trợ tìm kiếm email tương tự như bản máy tính. Người dùng có thể nhập từ khóa, tên người gửi hoặc dùng bộ lọc nâng cao ngay trên điện thoại. Ngoài ra, tính năng Suggested Search sẽ gợi ý từ khóa dựa trên thói quen tìm kiếm trước đó, giúp thao tác nhanh hơn. |
| Outlook có hỗ trợ tìm kiếm trong tệp đính kèm không? | Có. Outlook không chỉ tìm trong tiêu đề và nội dung email mà còn hỗ trợ quét nội dung của tệp đính kèm như Word, Excel, PDF. Đây là tính năng nổi bật giúp người dùng dễ dàng tìm lại hợp đồng, báo cáo hoặc hình ảnh quan trọng mà không cần mở từng email thủ công. |
>>> Xem thêm: Outlook lỗi không gửi được mail
Lời kết
Qua bài viết này, M365 đã chia sẻ đến bạn những cách tìm kiếm email trong Outlook hiệu quả, giúp việc quản lý hộp thư trở nên nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn. Việc áp dụng các kỹ thuật này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình xử lý thông tin hằng ngày.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tức thì.
