Mặc dù xu hướng số hóa ngày càng phát triển, nhưng nhu cầu in email trong Outlook vẫn rất phổ biến, nhất là trong các trường hợp cần trình ký, lưu hồ sơ hoặc cung cấp bản cứng theo yêu cầu. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách in email trong Outlook một cách chi tiết, dễ hiểu và phù hợp với môi trường doanh nghiệp. Hãy cùng theo dõi nội dung và làm theo các bước để thực hiện thành công.
Khi nào doanh nghiệp cần in email trong Outlook?
Email Outlook không chỉ là phương tiện trao đổi thông tin mà còn được xem như một dạng tài liệu giao dịch. Dù xu hướng số hóa ngày càng phổ biến, nhiều doanh nghiệp vẫn cần in email trong một số trường hợp nhất định để phục vụ công việc quản lý, pháp lý và vận hành nội bộ.
In email để lưu trữ hồ sơ và chứng từ giao dịch
Các email liên quan đến báo giá, xác nhận đơn hàng, thỏa thuận hợp tác hoặc trao đổi công việc quan trọng thường được in ra để lưu trữ cùng hồ sơ dự án. Việc in email trong Outlook giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài liệu, tra cứu khi cần đối chiếu và hạn chế rủi ro thất lạc dữ liệu trong quá trình làm việc dài hạn với đối tác. Đối với doanh nghiệp lớn, nơi các giao dịch thường kéo dài và có giá trị lớn, bản in email đóng vai trò như tài liệu tham chiếu trong quá trình thực hiện hợp đồng.
In email phục vụ kế toán, kiểm toán và pháp lý
Trong nhiều trường hợp, email được sử dụng làm căn cứ giải trình cho các vấn đề liên quan đến thanh toán, công nợ hoặc điều chỉnh hợp đồng. Do đó, bộ phận kế toán và kiểm toán thường yêu cầu in email trong Outlook để lưu trữ hoặc đính kèm hồ sơ làm việc. Ngoài ra, khi phát sinh tranh chấp hoặc yêu cầu pháp lý, email in ra có thể được sử dụng như bằng chứng giao dịch giữa các bên, giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình.
In email để trình ký, báo cáo nội bộ và làm việc với đối tác
Tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và lớn, quy trình phê duyệt vẫn yêu cầu bản cứng. Email trao đổi công việc, chỉ đạo hoặc xác nhận từ khách hàng thường được in ra để trình ký lãnh đạo hoặc đính kèm báo cáo nội bộ.
Việc in email trong trường hợp này giúp thông tin được truyền đạt rõ ràng, thống nhất mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và sự tuân thủ quy trình khi doanh nghiệp làm việc với nội bộ và đối tác bên ngoài.
Cách in email trong Outlook trên máy tính (Windows)
Phiên bản Outlook cài đặt trên Windows là phiên bản được sử dụng phổ biến nhất trong doanh nghiệp. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Outlook sau đó Chọn email bạn muốn in > Nhấn vào tab File (Tệp) ở góc trên bên trái > Chọn Print (In).
- Bước 2: Sau khi chọn Print (in) hệ thống sẽ hiển thị giao diện Print Preview như hình minh họa. Tại đây, doanh nghiệp có thể lựa chọn máy in (ví dụ: Microsoft Print to PDF) và cho phép người dùng xem trước toàn bộ nội dung email trước khi in.
Bước này giúp đảm bảo email được in chính xác, rõ ràng và đúng tiêu chuẩn lưu trữ hồ sơ đồng thời hạn chế sai sót, tiết kiệm chi phí và tối ưu quy trình xử lý văn bản doanh nghiệp.
Cách in email trong Outlook Web (Outlook Online/Microsoft 365)
Nhiều doanh nghiệp sử dụng Outlook Web thông qua Microsoft 365 để làm việc linh hoạt. Việc in email trên phiên bản web cũng khá đơn giản.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Đăng nhập Outlook Web trên trình duyệt > Chọn email cần in trong hộp thư Outlook > Nhấn File (Tệp) ở góc trên bên trái giao diện > Chọn Print (In) để bắt đầu quá trình in email.
- Bước 2 : Sau khi chọn Print (In), Outlook sẽ hiển thị giao diện Print Preview, cho phép người dùng chọn máy in (ví dụ: Microsoft Print to PDF) và xem trước nội dung email trước khi chọn vào nút In. Bước này giúp đảm bảo email được in chính xác, hạn chế sai sót và đáp ứng nhu cầu lưu trữ, xử lý hồ sơ trong doanh nghiệp.
*Lưu ý: Giao diện in email có thể khác nhau giữa Outlook trên website (Outlook Web) và ứng dụng Outlook cài đặt trên máy tính. Tuy nhiên, các chức năng chính như chọn máy in, xem trước nội dung (Print Preview) và nhấn In để hoàn tất đều tương tự nhau. Người dùng chỉ cần thực hiện đúng các bước hướng dẫn là có thể in email thành công trên cả hai nền tảng.
Lưu ý tùy chỉnh trước khi in email trong Outlook
Trước khi nhấn vào nút In email trong Outlook, người dùng cần lưu ý một số những tùy chỉnh quan trọng như sau:
Chọn đúng máy in trong Outlook
Trong môi trường doanh nghiệp, việc sử dụng nhiều máy in dùng chung là khá phổ biến. Trước khi in email trong Outlook, bạn cần kiểm tra và chọn đúng máy in theo vị trí làm việc hoặc phòng ban. Điều này giúp tránh tình trạng in nhầm tài liệu sang bộ phận khác, gây gián đoạn công việc và ảnh hưởng đến bảo mật thông tin.
Kiểm tra và thiết lập khổ giấy phù hợp
Khổ giấy là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến bố cục email khi in. Doanh nghiệp nên sử dụng khổ giấy A4 – tiêu chuẩn phổ biến trong in ấn văn phòng. Việc thiết lập đúng khổ giấy giúp nội dung email hiển thị đầy đủ, tránh bị cắt chữ hoặc lãng phí giấy không cần thiết.
Lựa chọn chế độ in màu hoặc đen trắng
Tùy theo mục đích sử dụng, bạn nên cân nhắc lựa chọn chế độ in phù hợp. Với email dùng để lưu hồ sơ nội bộ, in đen trắng là lựa chọn tiết kiệm và hiệu quả. Trong khi đó, các email phục vụ báo cáo, trình bày hoặc có bảng biểu nên được in màu để đảm bảo tính rõ ràng và dễ theo dõi.
Kiểm tra bố cục email bằng Print Preview
Trước khi in email, bạn nên sử dụng chức năng Print Preview trong Outlook để kiểm tra bố cục tổng thể. Tại đây, bạn cần chú ý đến một số tùy chọn quan trọng như trong ảnh minh họa dưới đây:
- Máy in để chọn đúng thiết bị
- Bố trí (Chân dung hoặc Khổ ngang) để đảm bảo nội dung hiển thị phù hợp
- Các trang – đây chính là phạm vi in, cho phép in toàn bộ hoặc chỉ chọn những trang cần thiết.
Đồng thời, hãy quan sát phần xem trước nội dung để kiểm tra email có bị cắt, font chữ có rõ ràng và thông tin người gửi, người nhận có đầy đủ hay không, từ đó hạn chế lỗi in sai và tránh phải in lại nhiều lần.
Xác nhận và tiến hành in email
Sau khi đã kiểm tra đầy đủ các thiết lập, bạn chỉ cần xác nhận lại máy in và số lượng bản in, sau đó nhấn Print để in email. Việc thực hiện đúng các bước trước đó sẽ giúp quá trình in diễn ra nhanh chóng, đảm bảo bản in email rõ ràng và chuyên nghiệp.
>>> Xem thêm: thay đổi phông chữ và cỡ chữ trong Outlook
Những lỗi thường gặp và cách khắc phục khi in email trong Outlook
Trong quá trình in email bằng Outlook, doanh nghiệp có thể gặp một số lỗi phổ biến ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách xử lý đơn giản, dễ thực hiện.
Lỗi 1: Không in được email trong Outlook
Nguyên nhân thường gặp có thể do máy in chưa được kết nối, chưa được đặt làm máy in mặc định hoặc driver máy in bị lỗi, chưa cập nhật.
Cách khắc phục: Bạn nên kiểm tra lại kết nối máy in, đảm bảo máy in đang hoạt động bình thường và được đặt làm mặc định. Ngoài ra, có thể thử in một tài liệu khác để xác định lỗi xuất phát từ Outlook hay từ máy in.
Lỗi 2: Nội dung email bị cắt khi in
Lỗi này thường xảy ra khi thiết lập lề giấy chưa phù hợp hoặc nội dung email quá dài so với khổ giấy in
Cách khắc phục: Trước khi in, hãy sử dụng chức năng Print Preview để kiểm tra bố cục tổng thể, đồng thời điều chỉnh lề giấy hoặc thu nhỏ nội dung để đảm bảo email hiển thị đầy đủ trên bản in.
Lỗi 3: Lỗi font tiếng Việt khi in email
Một số email sử dụng font chữ không phổ biến hoặc máy in không hỗ trợ đầy đủ Unicode có thể dẫn đến lỗi hiển thị tiếng Việt khi in.
Cách khắc phục: Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các font chuẩn như Arial hoặc Times New Roman, đồng thời kiểm tra máy in có hỗ trợ hiển thị tiếng Việt Unicode để tránh lỗi font trên bản in.
Tổng kết
Qua bài viết này, M365 đã chia sẻ đến bạn cách in email trong Outlook một cách chi tiết, từ các bước thực hiện cơ bản, tùy chỉnh trước khi in cho đến cách khắc phục những lỗi thường gặp trong quá trình sử dụng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể in email đúng định dạng, hạn chế sai sót và tối ưu hiệu quả làm việc trong môi trường văn phòng.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365 hiệu quả hơn, hãy liên hệ ngay hotline 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp từ đội ngũ chuyên gia.
