Trong bối cảnh chuyển đổi số và làm việc từ xa trở thành xu hướng tất yếu trong doanh nghiệp, việc lựa chọn nền tảng họp trực tuyến phù hợp đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả vận hành. Microsoft Teams và Zoom là hai giải pháp phổ biến trong môi trường doanh nghiệp nhờ khả năng hỗ trợ cộng tác và bảo mật. Bài viết sẽ tập trung so sánh Microsoft Teams và Zoom nhằm giúp doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn nền tảng phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.
Thông tin cơ bản về Microsoft Teams và Zoom
Microsoft Teams là gì?
Microsoft Teams được biết đến là nền tảng cộng tác (collaboration platform) thuộc hệ sinh thái Microsoft 365. Ra mắt năm 2017, Teams không chỉ là công cụ họp trực tuyến mà còn tích hợp chat, gọi thoại, chia sẻ file, quản lý công việc và làm việc nhóm trong cùng một không gian.
Microsoft Teams đặc biệt phù hợp với các đối tượng người dùng như:
- Doanh nghiệp vừa và lớn
- Tổ chức đã sử dụng Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, SharePoint…)
- Doanh nghiệp cần quản trị tập trung và bảo mật cao
Zoom là gì?
Zoom là nền tảng họp trực tuyến tập trung mạnh vào trải nghiệm video call, nổi bật nhờ giao diện đơn giản, chất lượng video ổn định và khả năng tham gia cuộc họp nhanh chóng.
Zoom được ưa chuộng bởi:
- Doanh nghiệp nhỏ – vừa
- Tổ chức đào tạo, hội thảo, sự kiện online
- Doanh nghiệp ưu tiên sự tiện lợi và dễ sử dụng
So sánh Microsoft Teams và Zoom theo các tiêu chí quan trọng
Microsoft Teams và Zoom đều là những nền tảng họp trực tuyến phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, mỗi công cụ có cách thiết kế và trải nghiệm người dùng khác nhau. Phần dưới đây sẽ so sánh Microsoft Teams và Zoom dựa trên các tiêu chí quan trọng như giao diện người dùng, trải nghiệm sử dụng và mức độ phù hợp với từng đối tượng, từ đó giúp người dùng lựa chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Giao diện và trải nghiệm người dùng
Zoom được thiết kế với giao diện đơn giản, trực quan, giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng ngay từ lần đầu tiên. Nền tảng này đặc biệt phù hợp cho các cuộc họp trực tuyến với khách hàng và đối tác bên ngoài doanh nghiệp nhờ khả năng tham gia nhanh chóng và linh hoạt.
- Giao diện thân thiện, tối giản và dễ sử dụng ngay cả với người dùng mới
- Tham gia họp chỉ với một đường link, không bắt buộc tạo tài khoản
- Phù hợp với khách hàng, đối tác bên ngoài doanh nghiệp
Microsoft Teams sở hữu giao diện nhiều tính năng, tích hợp từ cơ bản đến nâng cao, đáp ứng đa dạng nhu cầu làm việc và cộng tác trong doanh nghiệp. Nền tảng này được tối ưu cho người dùng nội bộ, phù hợp với môi trường làm việc dài hạn và quy trình vận hành liên tục.
- Giao diện nhiều tính năng từ cơ bản đến nâng cao, cần thời gian làm quen
- Tối ưu cho người dùng nội bộ trong tổ chức
- Phù hợp với môi trường làm việc dài hạn, liên tục
Tính năng họp trực tuyến
Tính năng họp trực tuyến là một trong những tiêu chí quan trọng nhất khi đánh giá các nền tảng làm việc và giao tiếp từ xa. Microsoft Teams và Zoom đều cung cấp đầy đủ các chức năng cơ bản phục vụ cho nhu cầu họp, trao đổi và cộng tác trực tuyến như tham gia cuộc họp nhiều người, chia sẻ màn hình, ghi âm – ghi hình và tổ chức các phòng họp nhỏ. Tuy nhiên, mỗi nền tảng lại có những điểm khác biệt nhất định về giới hạn sử dụng, thời lượng họp cũng như các tính năng hỗ trợ nâng cao.
Bảng so sánh dưới đây sẽ làm rõ sự khác nhau giữa Microsoft Teams và Zoom dựa trên các tiêu chí liên quan đến tính năng họp trực tuyến.
| Tiêu | Microsoft Teams | Zoom |
| Số người tham gia | Lên đến 1.000 | Lên đến 1.000 |
| Thời lượng họp | 40 phút với bản tối đa 30 giờ với gói trả phí | Giới hạn 40 phút (bản free), gần như không giới hạn với bạn trả phí |
| Chia sẻ màn hình | Có | Có |
| Ghi âm/ghi hình | Có | Có |
| Phòng họp nhỏ (Breakout Rooms) | Có | Có |
| Phụ đề, dịch tự động | Có (AI Microsoft) | Có |
Về mặt họp trực tuyến thuần túy, Zoom và Microsoft Teams khá tương đương, tuy nhiên Zoom có phần mượt và ổn định hơn trong điều kiện mạng yếu.
Khả năng cộng tác và làm việc nhóm
Khả năng cộng tác và làm việc nhóm là một trong những tiêu chí quan trọng khi đánh giá các nền tảng làm việc trực tuyến. Tiêu chí này phản ánh mức độ hỗ trợ của công cụ trong việc trao đổi thông tin, chia sẻ tài liệu và phối hợp công việc giữa các thành viên trong nhóm. Nội dung dưới đây sẽ so sánh Microsoft Teams và Zoom dựa trên khả năng cộng tác và làm việc nhóm nhằm làm rõ sự khác biệt giữa hai nền tảng.
Microsoft Teams:
- Chat theo kênh (channel) gắn liền với dự án
- Chỉnh sửa các file Word, Excel, PowerPoint trên phiên bản trực tiếp
- Lưu trữ và quản lý tài liệu qua SharePoint
- Tích hợp Planner, To Do, OneNote
Zoom:
- Chủ yếu tập trung vào họp
- Có Zoom Chat và Zoom Docs nhưng chưa sâu
- Khả năng quản lý công việc còn nhiều hạn chế
Đây là điểm Microsoft Teams vượt trội so với Zoom.
- Teams phù hợp cho doanh nghiệp B2B làm việc theo dự án
- Zoom phù hợp cho họp ngắn hạn, trao đổi nhanh
Tích hợp hệ sinh thái
Hệ sinh thái và khả năng tích hợp phần mềm là tiêu chí quan trọng giúp các nền tảng làm việc trực tuyến mở rộng chức năng và phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Một nền tảng có khả năng tích hợp tốt sẽ hỗ trợ tối ưu quy trình làm việc, giảm sự phụ thuộc vào nhiều công cụ rời rạc và nâng cao hiệu quả quản lý. Phần dưới đây sẽ so sánh Microsoft Teams và Zoom dựa trên hệ sinh thái và khả năng tích hợp phần mềm.
Microsoft Teams:
- Tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, SharePoint, OneDrive)
- Kết nối với hàng trăm ứng dụng và dịch vụ doanh nghiệp thông qua Microsoft AppSource
- Phù hợp với các tổ chức có hệ thống IT phức tạp và nhu cầu quản lý tập trung
Zoom:
- Tích hợp tốt với các hệ thống CRM và công cụ marketing như Salesforce, HubSpot
- Phù hợp cho các hoạt động sales, marketing, đào tạo và hội thảo trực tuyến
- Hệ sinh thái mở, dễ tích hợp nhưng mức độ liên kết không sâu bằng Microsoft Teams
Nên chọn Microsoft Teams hay Zoom cho doanh nghiệp?
Việc lựa chọn nền tảng họp trực tuyến và cộng tác phù hợp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp B2B, đặc biệt khi làm việc từ xa và phối hợp giữa nhiều phòng ban. Microsoft Teams và Zoom đều là những giải pháp phổ biến, tuy nhiên mỗi nền tảng lại phù hợp với những mô hình và nhu cầu doanh nghiệp khác nhau.
Dưới đây là các tiêu chí giúp doanh nghiệp B2B xác định nên lựa chọn Microsoft Teams hay Zoom dựa trên mục tiêu sử dụng và đặc điểm tổ chức.
Lựa chọn phần mềm Microsoft Teams nếu doanh nghiệp:
- Cần một nền tảng làm việc tổng thể, tích hợp nhiều công cụ trong cùng một hệ sinh thái
- Có nhiều phòng ban, dự án dài hạn và cần cộng tác liên tục
- Yêu cầu cao về bảo mật, quản trị người dùng và kiểm soát dữ liệu
- Đã hoặc đang sử dụng phần mềm Microsoft 365
Chọn Zoom nếu doanh nghiệp:
- Tập trung vào họp trực tuyến, đào tạo và hội thảo online
- Thường xuyên làm việc với nhiều khách hàng và đối tác bên ngoài
- Ưu tiên sự đơn giản, dễ triển khai và dễ sử dụng
- Không cần một hệ sinh thái làm việc quá phức tạp
Xu hướng sử dụng Microsoft Teams và Zoom trong doanh nghiệp
Trong giai đoạn hiện nay, nhiều doanh nghiệp không còn lựa chọn duy nhất một nền tảng họp trực tuyến mà có xu hướng kết hợp sử dụng cả Microsoft Teams và Zoom nhằm tận dụng thế mạnh của từng công cụ và đáp ứng linh hoạt các nhu cầu làm việc khác nhau.
Xu hướng sử dụng phổ biến:
- Microsoft Teams được dùng cho vận hành nội bộ, làm việc nhóm và quản lý dự án
- Zoom được dùng cho họp khách hàng, đào tạo và tổ chức sự kiện trực tuyến
- Kết hợp hai nền tảng giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm người dùng
>>> Xem thêm: Microsoft Teams và Google Meet
Tổng kết
Qua bài viết này, M365 đã chia sẻ đến người đọc cái nhìn tổng quan để so sánh Microsoft Teams và Zoom thông qua việc so sánh các tiêu chí quan trọng trong môi trường doanh nghiệp B2B. Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn hoặc kết hợp Microsoft Teams và Zoom một cách phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, tối ưu chi phí và cải thiện trải nghiệm người dùng.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng từ đội ngũ chuyên gia đầu ngành của chúng tôi.
