Với hệ sinh thái hàng nghìn tiện ích mở rộng, Teams đã trở thành nền tảng cộng tác trung tâm cho doanh nghiệp hiện đại. Việc lựa chọn đúng ứng dụng trong Microsoft Teams có thể giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, tăng hiệu suất làm việc và giảm đáng kể chi phí vận hành. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp 09 ứng dụng trong Microsoft Teams mà doanh nghiệp B2B nên triển khai để gia tăng hiệu quả thực tế.
Vì sao doanh nghiệp B2B nên tận dụng ứng dụng trong Microsoft Teams?
Trước khi đi vào từng công cụ cụ thể, hãy nhìn nhanh những lợi ích mà các ứng dụng trong Microsoft Teams mang lại cho doanh nghiệp:
- Tập trung công việc duy nhất trên một nền tảng
- Giảm chuyển đổi giữa nhiều phần mềm rời rạc
- Tăng tính minh bạch và khả năng cộng tác liên phòng ban
- Tự động hóa quy trình và giảm thiểu tối đa thao tác thủ công
- Dễ mở rộng và phù hợp cho cả doanh nghiệp vừa và lớn
Đặc biệt với mô hình B2B, nơi quy trình phức tạp và nhiều bên liên quan, việc ứng dụng Teams đúng cách giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn và vận hành trơn tru hơn.
Planner – Quản lý công việc và dự án nhóm
Microsoft Planner là một trong những ứng dụng quản lý công việc phổ biến nhất được tích hợp sẵn trong Microsoft Teams và hệ sinh thái Microsoft 365. Công cụ này giúp các nhóm làm việc dễ dàng lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ dự án một cách trực quan, khoa học.
Planner đặc biệt phù hợp với các nhóm làm việc theo mô hình cộng tác, cần sự minh bạch về tiến độ và trách nhiệm của từng thành viên. Tính năng & cách ứng dụng trong Microsoft Teams:
- Tạo bảng công việc theo mô hình Kanban: Phù hợp để quản lý dự án triển khai khách hàng, chia nhỏ công việc theo từng giai đoạn rõ ràng.
- Phân công nhiệm vụ theo người và deadline: Giúp theo dõi và phối hợp công việc giữa các bộ phận như sales – marketing – kỹ thuật.
- Theo dõi tiến độ trực quan thông qua biểu đồ: Hỗ trợ PM và team vận hành nhanh chóng nắm bắt tình trạng công việc và hiệu suất làm việc của nhóm.
- Tích hợp chặt chẽ với phần mềm Teams và Outlook: Phù hợp để kiểm soát tiến độ onboarding khách hàng mới, đồng bộ thông báo và lịch làm việc.
Microsoft Forms – Thu thập dữ liệu & khảo sát nội bộ
Microsoft Forms là công cụ giúp doanh nghiệp tạo biểu mẫu, khảo sát và thu thập dữ liệu một cách nhanh chóng ngay trong hệ sinh thái Microsoft 365. Nhờ khả năng tích hợp trực tiếp với Microsoft Teams, Forms cho phép các nhóm làm việc dễ dàng thu thập thông tin mà không cần sử dụng công cụ khảo sát bên thứ ba, từ đó đảm bảo tính bảo mật và đồng bộ dữ liệu.
Tính năng & cách ứng dụng trong Microsoft Teams:
- Tạo khảo sát và form phản hồi nhanh: Phù hợp để khảo sát nhu cầu khách hàng B2B, thu thập yêu cầu hoặc đánh giá mức độ hài lòng sau dự án.
- Thống kê và tổng hợp kết quả tự động: Giúp các phòng ban nhanh chóng nắm bắt insight, phục vụ cải tiến dịch vụ, quy trình và chất lượng làm việc.
- Xuất dữ liệu sang Excel để tiến hành phân tích chuyên sâu: Dễ dàng sử dụng cho báo cáo, đánh giá nội bộ nhân sự hoặc hiệu quả đào tạo.
Power BI – Phân tích dữ liệu ngay trong Microsoft Teams
Power BI được biết đến là công cụ phân tích và trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ của Microsoft, cho phép doanh nghiệp theo dõi, phân tích và ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách nhanh chóng. Khi được tích hợp trực tiếp vào Microsoft Teams, Power BI giúp các nhóm làm việc truy cập dashboard và báo cáo ngay trong không gian làm việc chung, không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.
Tính năng & cách ứng dụng trong Microsoft Teams:
- Trực quan hóa dữ liệu dưới dạng real-time: Phù hợp để theo dõi KPI kinh doanh B2B, tình hình doanh thu và hiệu suất vận hành theo thời gian thực.
- Kết nối đa dạng các nguồn dữ liệu khác nhau: Dễ dàng tổng hợp dữ liệu từ Excel, CRM, ERP hoặc các hệ thống nội bộ để phân tích hiệu suất bán hàng và hoạt động kinh doanh.
- Chia sẻ và theo dõi dashboard trực tiếp trong Teams: Hỗ trợ báo cáo tiến độ dự án và số liệu tổng hợp cho lãnh đạo, giúp ra quyết định nhanh và chính xác hơn.
OneNote – Ghi chú & quản lý tri thức doanh nghiệp
Microsoft OneNote là công cụ ghi chú và quản lý tri thức giúp doanh nghiệp lưu trữ, tổ chức và chia sẻ thông tin một cách tập trung. Khi tích hợp với Microsoft Teams, OneNote trở thành không gian ghi chú chung cho cả nhóm, giúp đảm bảo kiến thức không bị phân tán và luôn sẵn sàng để tra cứu, sử dụng.
Tính năng & cách ứng dụng trong Microsoft Teams:
- Ghi chú linh hoạt (văn bản, hình ảnh, checklist): Phù hợp để ghi chú cuộc họp với khách hàng, họp nội bộ hoặc theo dõi các đầu việc quan trọng trong dự án.
- Phân quyền truy cập và chia sẻ theo nhóm: Giúp lưu trữ SOP, tài liệu đào tạo và thông tin nội bộ một cách có kiểm soát, đảm bảo đúng người – đúng dữ liệu.
- Đồng bộ đa thiết bị và dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi: Hỗ trợ xây dựng kho kiến thức nội bộ tập trung, giúp nhân sự mới onboarding nhanh và làm việc hiệu quả hơn.
SharePoint – Quản lý tài liệu tập trung
SharePoint là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu tập trung ngay trong Microsoft Teams. Công cụ này giúp kiểm soát dữ liệu hiệu quả, đảm bảo tài liệu luôn được cập nhật, dễ tìm kiếm và truy cập đúng quyền.
Tính năng & cách ứng dụng trong Microsoft Teams:
- Lưu trữ, phân quyền và quản lý phiên bản tài liệu: Phù hợp để quản lý hợp đồng B2B, proposal, báo giá và các tài liệu quan trọng.
- Tìm kiếm thông minh và hỗ trợ truy xuất nhanh: Giúp các phòng ban dễ dàng tìm đúng tài liệu, tránh thất lạc hoặc dùng sai phiên bản.
- Đồng bộ và chia sẻ tài liệu giữa các phòng ban: Hỗ trợ vận hành trơn tru, đảm bảo dữ liệu luôn nhất quán trong toàn doanh nghiệp.
Approvals – Phê duyệt quy trình nhanh chóng
Approvals là công cụ giúp doanh nghiệp số hóa các quy trình phê duyệt và xử lý yêu cầu trực tiếp trong Microsoft Teams, giúp giảm thời gian chờ đợi, hạn chế trao đổi thủ công qua email và tăng tính minh bạch trong vận hành.
Tính năng & cách ứng dụng trong Microsoft Teams:
- Gửi, phê duyệt và theo dõi yêu cầu ngay trong Teams với trạng thái cập nhật real-time
- Lưu lịch sử phê duyệt đầy đủ, hỗ trợ kiểm soát và truy vết khi cần
- Ứng dụng cho phê duyệt hợp đồng, chi phí, ngân sách và quy trình mua sắm nội bộ
Power Automate – Tự động hóa các quy trình làm việc
Power Automate giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình làm việc và kết nối Microsoft Teams với hàng trăm ứng dụng khác trong hệ sinh thái Microsoft và bên thứ ba, từ đó giảm thao tác thủ công và tăng hiệu suất vận hành.
Tính năng & cách ứng dụng trong Microsoft Teams:
- Tạo workflow tự động mà không cần sử dụng code: Phù hợp để chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình nội bộ.
- Tự động gửi thông báo, email và cập nhật dữ liệu: Ứng dụng cho thông báo khi có lead mới, yêu cầu mới hoặc thay đổi trạng thái công việc.
- Kết nối CRM, ERP, Microsoft Forms và các hệ thống khác: Giúp đồng bộ dữ liệu khách hàng, giảm nhập liệu thủ công lặp lại.
Polly – Khảo sát nhanh & bỏ phiếu trong Microsoft Teams
Polly là ứng dụng khảo sát nhanh được tích hợp trực tiếp trong Microsoft Teams, cho phép các nhóm tạo poll và thu thập ý kiến ngay trong khung chat hoặc cuộc họp. Công cụ này giúp tăng tương tác, rút ngắn thời gian trao đổi và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng trong môi trường làm việc nhóm.
Tính năng & cách ứng dụng trong Microsoft Teams:
- Tạo poll nhanh chỉ trong vài giây, hiển thị kết quả real-time cho toàn bộ nhóm.
- Lấy ý kiến nhóm dự án hoặc trong cuộc họp mà không làm gián đoạn luồng trao đổi.
- Hỗ trợ ra quyết định nhanh và khảo sát nội bộ ngắn, phù hợp cho các câu hỏi đơn giản.
CRM tích hợp (Dynamics 365, Zoho, Salesforce)
Việc tích hợp CRM vào Microsoft Teams giúp doanh nghiệp B2B quản lý thông tin khách hàng, cơ hội bán hàng và hoạt động chăm sóc khách hàng ngay trong không gian làm việc chung. Nhờ đó, các bộ phận liên quan có thể phối hợp hiệu quả hơn mà không cần chuyển đổi giữa nhiều hệ thống.
Tính năng & cách ứng dụng trong Microsoft Teams:
- Xem thông tin khách hàng, deal và lịch sử tương tác trực tiếp trong Teams.
- Chat và phối hợp nội bộ gắn liền với từng cơ hội bán hàng, giúp thông tin không bị đứt gãy.
- Theo dõi pipeline bán hàng, hỗ trợ rút ngắn chu kỳ sales B2B và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Lưu ý khi triển khai ứng dụng trong Microsoft Teams cho doanh nghiệp
Để việc triển khai các ứng dụng trong Microsoft Teams mang lại hiệu quả thực sự, doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ phù hợp với quy mô và quy trình vận hành hiện tại, đồng thời đào tạo nhân sự sử dụng đúng cách. Bên cạnh đó, việc tránh cài đặt quá nhiều ứng dụng không cần thiết và ưu tiên các yếu tố bảo mật, phân quyền rõ ràng sẽ giúp hệ thống vận hành ổn định, an toàn và tối ưu lâu dài.
>>> Xem thêm: Microsoft Teams có miễn phí không
Tổng kết
Qua bài viết này, M365 đã tổng hợp 09 ứng dụng trong Microsoft Teams giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý công việc, dữ liệu và cộng tác nội bộ. Đồng thời, bài viết cũng chia sẻ cách ứng dụng các phần mềm này trong Microsoft Teams hiệu quả cho từng nhu cầu thực tế.
Qua đó, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian và khai thác tối đa sức mạnh của Microsoft Teams trong quá trình chuyển đổi số.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.
