Khi số lượng email tăng nhanh mỗi ngày, việc inbox trở nên lộn xộn là vấn đề phổ biến, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Một trong những cách đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao là cách sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện và phân tích giá trị thực tế cho doanh nghiệp .
Vì sao doanh nghiệp cần áp dụng cách sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook?
Trong môi trường kinh doanh, nơi mỗi email đều có thể liên quan trực tiếp đến khách hàng, đối tác, hợp đồng hay cơ hội doanh thu, việc quản lý email hiệu quả không còn được xem là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Outlook là công cụ email được nhiều doanh nghiệp sử dụng, tuy nhiên nếu không biết cách sắp xếp và tổ chức hợp lý, hộp thư rất dễ rơi vào tình trạng quá tải, gây chậm trễ và sai sót trong giao tiếp.
Một trong những phương pháp đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao là sắp xếp email theo tên người gửi. Dưới đây là ba lý do quan trọng giải thích vì sao doanh nghiệp nên áp dụng cách sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook.
Email là kênh giao tiếp cốt lõi trong B2B
Email đóng vai trò là kênh trao đổi chính giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và nội bộ. Phần lớn thông tin quan trọng như báo giá, hợp đồng, lịch họp, yêu cầu hỗ trợ hay xác nhận giao dịch đều được truyền tải qua email. Việc biết cách sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook giúp nhân viên nhanh chóng theo dõi toàn bộ lịch sử trao đổi với từng đối tác, đảm bảo thông tin xuyên suốt và nhất quán.
- Trao đổi báo giá, hợp đồng
- Gửi tài liệu kỹ thuật, proposal
- Phối hợp triển khai dự án
- Chăm sóc và hỗ trợ khách hàng
Rủi ro khi email không được quản lý khoa học
Khi hộp thư không được tổ chức rõ ràng, email dễ bị trôi, bỏ sót hoặc xử lý chậm, đặc biệt với những doanh nghiệp có khối lượng email lớn mỗi ngày. Điều này có thể dẫn đến việc phản hồi muộn khách hàng, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh hoặc gây hiểu nhầm trong quá trình làm việc. Cách sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook sẽ giúp giảm thiểu rủi ro này bằng cách nhóm các email liên quan lại với nhau, giúp người dùng kiểm soát tốt hơn luồng thông tin.
- Bỏ sót các email quan trọng từ khách hàng
- Phản hồi chậm, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng
- Nhầm lẫn thông tin giữa các đối tác
- Mất thời gian tìm kiếm email cũ
Lợi ích của việc sắp xếp theo tên người gửi
Cách sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook giúp doanh nghiệp B2B tiết kiệm thời gian tìm kiếm, nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng. Nhân viên có thể dễ dàng ưu tiên xử lý email từ các khách hàng hoặc đối tác quan trọng, đồng thời theo dõi tiến độ trao đổi một cách trực quan. Về lâu dài, cách sắp xếp này góp phần xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp và giảm áp lực quản lý email cho toàn bộ tổ chức.
- Gom nhóm email theo từng khách hàng, đối tác
- Dễ dàng kiểm tra lại lịch sử trao đổi
- Hỗ trợ làm việc nhóm và bàn giao công việc
- Nâng cao tính chuyên nghiệp trong xử lý email
Hướng dẫn sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook mới (New Outlook)
Đối với Outlook phiên bản mới (New Outlook for Windows), Microsoft đã thay đổi giao diện và cách sắp xếp email so với Outlook truyền thống. Người dùng không còn sử dụng tab View hay nhấp trực tiếp vào cột From như trước, mà thay vào đó thực hiện sắp xếp thông qua menu Sort.
- Bước 1: Truy cập vào thư mục Inbox ở thanh menu bên trái của Outlook (vị trí số 1 trong hình).
- Bước 2: Tại phía trên danh sách email, nhấn vào nút Sắp xếp theo (biểu tượng hai mũi tên lên – xuống, vị trí số 2 trong hình).
- Bước 3: Trong danh sách tùy chọn sắp xếp hiển thị, chọn Từ (From) để sắp xếp email theo tên người gửi (vị trí số 3 trong hình).
- Bước 4: Sau khi chọn, Outlook sẽ tự động sắp xếp danh sách email theo tên người gửi theo thứ tự chữ cái. Người dùng có thể thay đổi chiều sắp xếp (A–Z hoặc Z–A) bằng cách nhấn lại vào nút Sắp xếp theo nếu cần.
Hướng dẫn cách sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook Cũ (Outlook Classic)
Đối với Outlook bản cũ (Classic Outlook), người dùng có thể sắp xếp email theo tên người gửi trực tiếp thông qua tab View trên thanh công cụ.
- Bước 1: Mở ứng dụng Outlook (Classic) và truy cập vào thư mục Inbox.
- Bước 2: Trên thanh công cụ, nhấn chọn tab View (vị trí số 1 trong hình).
- Bước 3: Trong tab View, nhấn chọn From (Từ) để sắp xếp email theo tên người gửi (vị trí số 2 trong hình).
Outlook sẽ tự động sắp xếp danh sách email theo thứ tự tên người gửi, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và tìm kiếm email cần thiết.
Tạo Folder và Rule theo tên người gửi trong Outlook
Trong môi trường doanh nghiệp, nơi mỗi ngày doanh nghiệp phải xử lý hàng chục đến hàng trăm email từ đối tác, khách hàng và nhà cung cấp, việc chỉ sắp xếp trong Inbox là chưa đủ để đảm bảo hiệu suất làm việc. Một giải pháp tối ưu hơn là tạo Folder và thiết lập Rule tự động theo tên người gửi, giúp email được phân loại ngay từ khi nhận, giảm thời gian tìm kiếm, hạn chế bỏ sót thông tin quan trọng và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý giao tiếp doanh nghiệp.
- Bước 1: Ở thanh bên trái của Outlook, tìm Inbox, sau đó chuột phải vào Inbox hoặc bấm dấu … (vị trí khoanh đỏ số 1) và chọn Create new folder / Tạo thư mục mới để tạo thư mục mới.
- Bước 2: Sau khi tạo thư mục, đặt tên theo tên công ty, khách hàng hoặc dự án để dễ quản lý email, ví dụ như Khách hàng A (vị trí khoanh đỏ số 2).
- Bước 3: Mở một email bất kỳ của khách hàng, bấm vào dấu … ở góc phải email (vị trí khoanh đỏ số 3), chọn Hành động nâng cao, sau đó chọn Tạo quy tắc (Create rule).
- Bước 4: Khi cửa sổ Tạo quy tắc xuất hiện (vị trí khoanh đỏ số 4 ) , tiếp đến chọn thư mục vừa tạo để tự động chuyển email vào đúng thư mục, sau đó bấm OK để lưu quy tắc và hoàn tất thiết lập (vị trí khoanh đỏ số 5).
.
Cách sắp xếp email trong Outlook – Lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào email để trao đổi với khách hàng, đối tác và nội bộ, việc quản lý email hiệu quả không chỉ giúp tối ưu công việc hằng ngày mà còn mang lại giá trị chiến lược lâu dài. Một hệ thống quản lý email khoa học góp phần nâng cao hiệu suất vận hành, chuẩn hóa quy trình và tạo nền tảng cho quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu suất và tăng mức độ phản hồi
Email được phân loại rõ ràng giúp nhân viên tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin, hạn chế bỏ sót email quan trọng và phản hồi khách hàng nhanh chóng, chính xác hơn.
- Chuẩn hóa quy trình làm việc trong nội bộ
Việc thống nhất cách quản lý email giúp doanh nghiệp dễ dàng đào tạo nhân viên mới, giảm phụ thuộc vào cá nhân và nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động hằng ngày. - Nền tảng cho chuyển đổi số
Quản lý email hiệu quả là bước nền quan trọng để doanh nghiệp triển khai các hệ thống như CRM, tự động hóa quy trình làm việc và xây dựng môi trường làm việc số hiện đại.
>>> Xem thêm: Cách tạo thư mục tìm kiếm trong Outlook
Tổng kết
Qua bài viết này, M365 đã chia sẻ đến bạn cách sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook một cách chi tiết, từ lý do doanh nghiệp cần sắp xếp email khoa học, lợi ích mang lại cho đến các bước thực hiện và những lưu ý quan trọng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý hộp thư hiệu quả hơn, hạn chế bỏ sót email quan trọng và nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao tiếp
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365 hiệu quả hơn, hãy liên hệ ngay hotline 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp từ đội ngũ hàng đầu của chúng tôi.
