Tìm hiểu SharePoint Online và Server – Giải pháp nào phù hợp doanh nghiệp?

Trong quá trình chuyển đổi số, việc quản lý tài liệu, cộng tác nội bộ và lưu trữ dữ liệu tập trung trở thành nhu cầu thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp. Một trong những nền tảng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay chính là SharePoint. Tuy nhiên, khi triển khai, nhiều doanh nghiệp thường phân vân giữa SharePoint Online và Server vì mỗi phiên bản mang lại những lợi ích và hạn chế khác nhau. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lựa chọn, đồng thời so sánh dựa trên nhiều tiêu chí thực tế.

Tổng quan về SharePoint Online và Server

SharePoint Online và Server là hai lựa chọn khác biệt hoàn toàn giữa sự linh hoạt của đám mây và quyền kiểm soát tại máy chủ nội bộ. Việc hiểu rõ đặc trưng của từng phiên bản sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu và chi phí vận hành.

SharePoint là gì?

SharePoint là nền tảng quản lý nội dung và cộng tác doanh nghiệp được phát triển bởi Microsoft, giúp tổ chức tối ưu hóa việc lưu trữ, chia sẻ và quản lý thông tin trong môi trường làm việc số. Thông qua SharePoint, doanh nghiệp có thể lưu trữ tài liệu tập trung trên một hệ thống duy nhất, xây dựng intranet nội bộ chuyên nghiệp, chia sẻ dữ liệu linh hoạt giữa các phòng ban và tự động hóa nhiều quy trình làm việc quan trọng. Đồng thời, nền tảng còn hỗ trợ quản lý quyền truy cập thông minh, đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát dữ liệu hiệu quả.

Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp tránh lãng phí chi phí và tối ưu hiệu quả vận hành lâu dài. Hiện nay, SharePoint có hai hình thức triển khai chính: 

• SharePoint Online – dịch vụ chạy trên nền tảng điện toán đám mây.
• SharePoint Server – phiên bản cài đặt trực tiếp trên hệ thống máy chủ nội bộ.

SharePoint Online là gì?

SharePoint Online là phiên bản SharePoint được Microsoft cung cấp dưới dạng dịch vụ điện toán đám mây (cloud), tích hợp trực tiếp trong hệ sinh thái Microsoft 365. Với giải pháp này, doanh nghiệp không cần đầu tư hạ tầng máy chủ hay hệ thống vận hành phức tạp, chỉ cần đăng ký tài khoản là có thể triển khai và sử dụng ngay trên nền tảng trực tuyến.

Nhờ hoạt động trên nền tảng cloud của Microsoft, SharePoint Online giúp người dùng dễ dàng truy cập dữ liệu và làm việc từ bất kỳ đâu thông qua internet, đồng thời luôn được cập nhật các tính năng mới một cách tự động mà không cần can thiệp kỹ thuật. Đây là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí vận hành và nâng cao khả năng cộng tác linh hoạt.

Đặc điểm chính của SharePoint Online

• Hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây Microsoft an toàn và ổn định
• Truy cập dữ liệu ở mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị có kết nối internet
• Tự động thực hiện cập nhật tính năng và bảo mật mới nhất
• Không cần quản trị hoặc bảo trì hệ thống server phức tạp

SharePoint Server là gì?

SharePoint Server là phiên bản SharePoint được triển khai theo mô hình on-premise, tức được cài đặt trực tiếp trên hệ thống máy chủ nội bộ của doanh nghiệp thay vì sử dụng nền tảng đám mây. Giải pháp này cho phép tổ chức tự vận hành và quản lý toàn bộ hệ thống theo hạ tầng CNTT riêng, phù hợp với các doanh nghiệp có yêu cầu cao về kiểm soát dữ liệu và bảo mật nội bộ.

Với SharePoint Server, doanh nghiệp có thể chủ động cấu hình, tùy chỉnh và quản trị hệ thống theo nhu cầu đặc thù, đồng thời kiểm soát toàn diện quá trình lưu trữ và truy cập thông tin trong môi trường nội bộ.

Đặc điểm chính của SharePoint Server:

• Doanh nghiệp toàn quyền quản lý và lưu trữ dữ liệu trên hệ thống riêng
• Cho phép tùy chỉnh sâu theo quy trình và nhu cầu vận hành đặc thù
• Kiểm soát bảo mật nội bộ hoàn toàn theo chính sách CNTT của doanh nghiệp 

So sánh SharePoint Online và Server chi tiết

Dưới đây là bảng so sánh SharePoint Online và Server theo các tiêu chí quan trọng như mô hình triển khai, chi phí, bảo mật và khả năng vận hành. Thông qua bảng tổng hợp này, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận biết sự khác biệt giữa hai phiên bản và lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.

Bảng so sánh giữa SharePoint Online và SharePoint Server đã thể hiện khá rõ các điểm khác biệt quan trọng như chi phí, cách triển khai và khả năng vận hành, đồng thời giúp người đọc dễ dàng đánh giá mức độ phù hợp của từng giải pháp với nhu cầu sử dụng, quy mô doanh nghiệp và khả năng quản trị hệ thống.

Khi nào nên lựa chọn SharePoint Online?

SharePoint Online là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp muốn triển khai hệ thống quản lý tài liệu và cộng tác nhanh chóng mà không cần đầu tư hạ tầng CNTT phức tạp. Nhờ hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây trong hệ sinh thái Microsoft 365, giải pháp này giúp tối ưu chi phí vận hành và hỗ trợ làm việc linh hoạt ở mọi nơi.

Doanh nghiệp nên chọn SharePoint Online khi:

• Không muốn đầu tư hệ thống máy chủ hoặc hạ tầng IT lớn
• Nhân sự thường xuyên làm việc từ xa hoặc theo mô hình hybrid
• Cần triển khai nhanh chóng và sử dụng tức thì
• Muốn tích hợp đồng bộ với Microsoft 365 như Teams, OneDrive, Outlook
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), startup hoặc tổ chức đang mở rộng quy mô

Với khả năng mở rộng linh hoạt và chi phí hợp lý, SharePoint Online hiện là giải pháp tối ưu cho phần lớn doanh nghiệp hiện đại trong quá trình chuyển đổi số.

Khi nào nên lựa chọn SharePoint Server?

SharePoint Server phù hợp với các tổ chức cần kiểm soát hệ thống và dữ liệu ở mức độ cao thông qua mô hình triển khai nội bộ (on-premise). Phiên bản này cho phép doanh nghiệp toàn quyền quản lý hạ tầng, bảo mật và tùy chỉnh hệ thống theo yêu cầu đặc thù.

Doanh nghiệp nên lựa chọn SharePoint Server khi:

• Yêu cầu lưu trữ dữ liệu hoàn toàn trong hệ thống nội bộ
• Có đội ngũ IT đủ mạnh để vận hành và bảo trì hệ thống
• Cần tùy chỉnh sâu theo quy trình nghiệp vụ riêng
• Đã có sẵn hạ tầng máy chủ và trung tâm dữ liệu

Các lĩnh vực như ngân hàng, cơ quan chính phủ hoặc doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn thường ưu tiên SharePoint Server nhằm đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật và tuân thủ pháp lý.

Những lưu ý quan trọng trước khi triển khai SharePoint Online và Server

Trước khi lựa chọn triển khai SharePoint Online và Server, doanh nghiệp cần đánh giá tổng thể nhu cầu sử dụng và khả năng vận hành thực tế nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả trong dài hạn. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro phải thay đổi hệ thống sau này.

Doanh nghiệp nên cân nhắc một trong các yếu tố sau:

1. Quy mô nhân sự hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai để lựa chọn giải pháp có khả năng mở rộng phù hợp.
2. Ngân sách đầu tư dài hạn, bao gồm chi phí triển khai, vận hành và bảo trì hệ thống.
3. Yêu cầu bảo mật dữ liệu theo đặc thù ngành nghề hoặc quy định pháp lý của doanh nghiệp.
4. Khả năng vận hành và quản trị của đội ngũ IT nội bộ, đặc biệt khi triển khai hệ thống on-premise.
5. Nhu cầu làm việc từ xa hoặc mô hình làm việc hybrid, nhằm đảm bảo hiệu suất cộng tác lâu dài.

Để được tư vấn và hỗ trợ triển khai SharePoint thông qua các gói dịch vụ Microsoft phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp, bạn chỉ cần liên hệ ngay đến M365 qua Hotline 024.9999.7777 hoặc click chọn vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Tổng kết 

Qua bài viết này, M365 đã cung cấp cái nhìn tổng quan về SharePoint, bao gồm khái niệm, sự khác biệt giữa SharePoint Online và Server cũng như các tiêu chí so sánh quan trọng khi lựa chọn giải pháp. Đồng thời, nội dung cũng giúp doanh nghiệp hiểu rõ thời điểm nên triển khai từng phiên bản và những lưu ý cần thiết trước khi áp dụng. Nhờ đó, tổ chức có thể đưa ra quyết định phù hợp, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý, cộng tác trong môi trường làm việc số.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.