Cách đồng bộ OneDrive và SharePoint trong Microsoft 365 đơn giản

Đồng bộ OneDrive và SharePoint là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Microsoft 365, giúp chuyển đổi hoàn toàn cách các đội nhóm lưu trữ, truy cập và cộng tác trên tài liệu. Đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa hiện nay, việc có thể truy cập tệp ngoại tuyến mà vẫn đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu là điều thiết yếu.

Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn góc nhìn toàn diện về đồng bộ OneDrive và SharePoint, sự khác biệt giữa các phương pháp (Sync và Add Shortcut) và lợi ích cốt lõi của nó trong việc tăng năng suất. Bên cạnh đó, chúng tôi còn giải đáp các câu hỏi thường gặp và hướng dẫn khắc phục lỗi để bạn khai thác tối đa tiềm năng của công cụ này.

Sơ lược về OneDrive, SharePoint và đồng bộ hóa

OneDrive và SharePoint là gì?

OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây nổi tiếng của Microsoft, cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ và truy cập tệp từ mọi thiết bị như máy tính, điện thoại hay máy tính bảng. Với OneDrive, dữ liệu luôn được đồng bộ hóa tự động, giúp người dùng dễ dàng làm việc liên tục mà không lo mất mát thông tin.

Trong khi đó, SharePoint là một nền tảng cộng tác nhóm mạnh mẽ, được thiết kế dành cho doanh nghiệp để quản lý tài liệu, xây dựng thư viện dữ liệu tập trung và tổ chức quy trình làm việc hiệu quả. SharePoint không chỉ hỗ trợ lưu trữ mà còn tích hợp các tính năng phân quyền, kiểm soát phiên bản và cộng tác trực tuyến, giúp nhiều người có thể cùng chỉnh sửa, thảo luận và phát triển tài liệu trong thời gian thực.

Đồng bộ OneDrive và SharePoint là như thế nào?

Đồng bộ OneDrive và SharePoint nghĩa là kết nối thư viện tài liệu trên SharePoint với OneDrive thông qua OneDrive Sync Client. Khi đồng bộ, các tệp trong SharePoint sẽ xuất hiện trực tiếp trên máy tính cá nhân của bạn và cho phép bạn mở, chỉnh sửa và lưu lại ngay cả khi không có internet. Sau khi trực tuyến trở lại, dữ liệu sẽ tự động cập nhật lên hệ thống chung.

Microsoft đã thay thế ứng dụng cũ Groove.exe bằng OneDrive Sync Client để cải thiện hiệu năng và độ ổn định. Người dùng có thể chọn giữa hai cách: OneDrive Sync Client hoặc Add Shortcut to OneDrive, mỗi phương pháp lại có ưu và nhược điểm riêng của chúng. 

Lợi ích của việc đồng bộ

Việc thực hiện đồng bộ OneDrive và SharePoint mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp người dùng và doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc giữa các cá nhân và bảo mật dữ liệu trong môi trường số. Hãy tìm hiểu chi tiết hơn về lợi ích khi đồng bộ OneDrive và SharePoint ngay sau đây:

• Truy cập offline và cập nhật tự động

Đồng bộ OneDrive và SharePoint cho phép người dùng mở và chỉnh sửa tài liệu ngay cả khi không có kết nối internet và tài liệu sẽ được cập nhập mới nhất ngay sau khi người dùng có kết nối mạng trở lại. Đây là điểm mạnh so với việc chỉ lưu trữ trực tuyến, vì người dùng không bị gián đoạn công việc nếu như mất kết nối Internet. 

• Tăng hiệu suất cộng tác nhóm

Khi nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu, đồng bộ OneDrive và SharePoint giúp mọi thay đổi được cập nhật tức thì. Nhóm dự án không còn phải gửi file qua email hay lo lắng về việc ai đang giữ phiên bản mới nhất. Thay vào đó, tất cả cùng truy cập một nguồn dữ liệu duy nhất. Điều này đặc biệt hữu ích trong các dự án lớn, nơi hàng chục nhân viên cần phối hợp. Đồng bộ OneDrive và SharePoint rõ ràng giúp bạn tăng tốc độ và chất lượng công việc.

• Bảo mật và quản lý dữ liệu một cách tập trung

Đồng bộ không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn tăng cường bảo mật. SharePoint đóng vai trò kho dữ liệu trung tâm, nơi quản trị viên có thể phân quyền chi tiết cho từng nhóm hoặc cá nhân. Người dùng chỉ đồng bộ được những thư viện được cấp phép, giúp hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin.

Một thuộc tính độc đáo là Microsoft cho phép quản trị viên tắt nút Sync toàn tổ chức bằng PowerShell nếu cần kiểm soát chặt chẽ hơn. Ngoài ra, việc đồng bộ dữ liệu về máy cá nhân vẫn đảm bảo an toàn nhờ cơ chế mã hóa và xác thực đa lớp của Microsoft 365. Điều này giúp doanh nghiệp vừa duy trì khả năng cộng tác linh hoạt, vừa bảo vệ tài sản số quan trọng.

 

Cách đồng bộ OneDrive và SharePoint chi tiết

Phương Pháp 1: Đồng Bộ Hóa Truyền Thống (OneDrive Sync Client)

Phương pháp Đồng bộ (Sync) truyền thống bằng cách sử dụng ứng dụng OneDrive Sync Client trên máy tính để tạo một thư mục nội bộ trên thiết bị, cho phép bạn truy cập, chỉnh sửa tệp ngoại tuyến từ thư viện SharePoint và sẽ cập nhập lại ngay sau khi có kết nối trở lại. Thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở trình duyệt web, truy cập vào trang SharePoint của nhóm bạn. Chọn Thư viện tài liệu chứa các tệp mà bạn muốn đồng bộ hóa.
• Bước 2: Trên thanh công cụ phía trên của thư viện tài liệu, bạn sẽ thấy nút Sync (Đồng bộ). Nhấn vào nút này để bắt đầu quá trình.

• Bước 3: Trình duyệt sẽ hiển thị cửa sổ hỏi bạn có cho phép mở ứng dụng OneDrive trên máy tính hay không. Chọn “Mở” hoặc “Cho phép” để ứng dụng Sync Client khởi động.

• Bước 4: Ứng dụng OneDrive có thể yêu cầu bạn đăng nhập bằng tài khoản Microsoft 365 của công ty. Sau đó, một hộp thoại sẽ hiện ra cho phép bạn chọn các thư mục cụ thể trong thư viện muốn đồng bộ (nếu bạn không muốn đồng bộ toàn bộ). Nhấn “Start Sync” (Bắt đầu đồng bộ).

• Bước 5: Một thư mục mới sẽ xuất hiện trong File Explorer (trên Windows), thường được đặt tên theo tổ chức và tên site SharePoint. Các tệp sẽ bắt đầu tải xuống (hoặc hiển thị biểu tượng đám mây nếu dùng Files On-Demand).

Mặc dù hiệu quả, phương pháp Sync truyền thống có hai điểm hạn chế chính mà người dùng cần lưu ý:

• Yêu cầu dung lượng ổ đĩa: Khi bạn chọn đồng bộ OneDrive và SharePoint, tệp sẽ được tải xuống máy tính và chiếm dung lượng ổ đĩa cục bộ, trừ khi bạn chủ động đánh dấu tệp đó là chỉ hiển thị “biểu tượng đám mây”. Bạn cần đảm bảo máy tính có đủ không gian lưu trữ cho tất cả các thư viện đã đồng bộ.
• Gắn với thiết bị: Phương pháp Sync truyền thống chỉ gắn kết thư viện SharePoint với thiết bị cụ thể mà bạn đang thực hiện đồng bộ. Nếu bạn làm việc trên hai máy tính, bạn phải lặp lại các bước đồng bộ trên cả hai thiết bị.

Phương Pháp 2: Thêm Phím Tắt vào OneDrive (Add Shortcut to OneDrive) – Khuyến nghị của Microsoft

Hiện tại, Microsoft khuyến nghị sử dụng Add Shortcut to (Thêm phím tắt vào OneDrive) như là cách đồng bộ OneDrive và SharePoint tối ưu hơn, thay thế cho phương pháp OneDrive Sync Client truyền thống. Add Shortcut to OneDrive là một tính năng cho phép bạn tạo một liên kết dựa trên đám mây đến thư viện tài liệu SharePoint. Liên kết này sẽ hiển thị như một thư mục bình thường bên trong thư mục OneDrive cá nhân của bạn trên File Explorer. Về bản chất, đây chỉ là một phím tắt. Tệp thực tế vẫn được lưu trữ trên SharePoint, nhưng phím tắt này cho phép bạn truy cập chúng một cách liền mạch, như thể chúng là tệp cá nhân của bạn. Thao tác này gần như tương tự với OneDrive Sync Client truyền thống, nhưng có sự khác biệt ở bước chọn nút:

• Bước 1: Mở trình duyệt, truy cập thư viện tài liệu trên SharePoint mà bạn muốn đồng bộ.
• Bước 2: Thay vì nút Sync (Đồng bộ), bạn sẽ thấy nút Add shortcut to OneDrive (Thêm phím tắt vào OneDrive) trên thanh công cụ. Nhấn vào nút này.

• Bước 3: Sau khi chọn địa chỉ file cần liên kết, bạn sẽ thấy một thông báo xác nhận thành công. Chỉ sau vài giây, thư mục SharePoint sẽ xuất hiện trong thư mục OneDrive trên File Explorer của bạn, với một biểu tượng liên kết nhỏ (hình mũi tên) để phân biệt.

So sánh chi tiết: OneDrive Sync Client vs Add Shortcut

Nếu bạn đang phân vân về 2 phương pháp Sync bằng OneDrive Sync Client. Vậy thì để hiểu rõ hơn về 2 phương pháp để đồng bộ OneDrive và SharePoint, bảng dưới đây sẽ giúp bạn nhìn rõ hơn về bức tranh toàn cảnh của 2 phương pháp này.

Tiêu chí	OneDrive Sync Client (Đồng bộ)	Add Shortcut to OneDrive
Bộ nhớ	Tệp được tải về máy tính, chiếm dung lượng ổ cứng.	Chỉ tạo lối tắt, không chiếm bộ nhớ cục bộ.
Khả năng truy cập ngoại tuyến	Có thể mở, chỉnh sửa và lưu tệp khi không có internet. Khi trực tuyến, dữ liệu tự động cập nhật.	Chỉ truy cập được khi có kết nối internet, không hỗ trợ làm việc offline.
Phạm vi thiết bị	Hoạt động trên nhiều thiết bị (Windows, Mac), đồng bộ trực tiếp qua OneDrive Sync Client.	Hiển thị shortcut trong OneDrive trên web và ứng dụng, phù hợp khi dùng nhiều thiết bị nhưng không cần offline.
Hiệu suất	Có thể giảm hiệu suất nếu đồng bộ quá nhiều thư viện hoặc tệp lớn.	Nhẹ hơn, không ảnh hưởng đến hiệu suất máy tính.
Quản trị	Quản trị viên có thể tắt nút Sync toàn tổ chức bằng PowerShell.	Không cần quản trị phức tạp, dễ triển khai cho người dùng phổ thông.

Khi nào nên dùng Sync và khi nào nên dùng Add Shortcut:

• Nên dùng Sync khi:
  • Bạn cần làm việc ngoại tuyến thường xuyên, ví dụ nhân viên đi công tác có thể chỉnh sửa tài liệu trên máy bay.
  • Dự án yêu cầu chỉnh sửa nhiều tệp lớn, cần lưu tạm trên máy tính để thao tác nhanh.
  • Nhóm làm việc cần đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật tự động từ SharePoint về máy cá nhân.
• Nên dùng Add Shortcut khi:
  • Bạn chỉ cần truy cập nhanh vào thư viện SharePoint từ OneDrive mà không muốn chiếm dung lượng ổ cứng (sử dụng máy tính có bộ nhớ trong thấp).
  • Doanh nghiệp có nhiều thư viện lớn, việc đồng bộ toàn bộ sẽ làm mất thời gian.
  • Người dùng chủ yếu làm việc trực tuyến, không cần truy cập offline.

Khắc phục lỗi thường gặp khi đồng bộ SharePoint không hoạt động

Kiểm tra phiên bản OneDrive Sync Client

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến Đồng bộ OneDrive và SharePoint gặp sự cố là do người dùng vẫn sử dụng ứng dụng đồng bộ cũ Groove.exe hoặc sử dụng phiên bản cũ của OneDrive Sync Client. Microsoft đã thay thế Groove bằng OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) để cải thiện hiệu suất và độ ổn định. Vì vậy, hãy kiểm tra phiên bản OneDrive trên máy tính của bạn. Nếu vẫn còn Groove, cần gỡ bỏ và cài đặt bản OneDrive mới nhất từ Microsoft. 

Xử lý các lỗi đơn giản (Khởi động lại Sync, Xóa cache/Reset OneDrive)

• Khởi động lại ứng dụng OneDrive Sync Client để làm mới kết nối.
• Xóa cache hoặc reset OneDrive bằng lệnh onedrive.exe /reset trên Windows. Sau khi reset, ứng dụng sẽ tự khởi động lại và đồng bộ lại toàn bộ dữ liệu. 

Các hạn chế kỹ thuật cơ bản

• Tránh để độ dài đường dẫn tệp vượt quá 400 ký tự: Đây là lỗi cơ bản nhưng thường gây lỗi đồng bộ. Người dùng nên rút ngắn tên thư mục hoặc cấu trúc thư mục để tránh vượt giới hạn.
• Ký tự không hợp lệ trong tên tệp như * : ? < > | cũng khiến OneDrive không thể đồng bộ.
• Dung lượng tệp quá lớn hoặc định dạng không được hỗ trợ cũng có thể gây gián đoạn. Việc nắm rõ những hạn chế này giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh sự cố khi triển khai đồng bộ trên diện rộng.

Giải pháp quản trị: Kiểm tra quyền truy cập thư viện

Trong nhiều trường hợp, lỗi không phải do ứng dụng mà do người dùng không có quyền truy cập thư viện SharePoint. Quản trị viên cần:

• Kiểm tra lại quyền của người dùng trong SharePoint.
• Đảm bảo người dùng được cấp quyền Read/Write thay vì chỉ Read.
• Với doanh nghiệp lớn, quản trị viên có thể dùng PowerShell để tắt hoặc bật tính năng Sync cho toàn tổ chức. 

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi	Trả lời
Tôi có thể đồng bộ thư viện SharePoint của Microsoft Teams không?	Có. Vì các tệp của kênh Teams được lưu trữ trong Thư viện Tài liệu SharePoint, bạn có thể chọn Sync hoặc Add Shortcut trực tiếp từ giao diện web của SharePoint.
Việc đồng bộ hóa có làm tốn dung lượng ổ cứng máy tính tôi không?	Tùy thuộc vào lựa chọn. Nếu bạn chọn Sync, tệp sẽ tải về và chiếm dung lượng ổ cứng. Nếu bạn chọn Add Shortcut và bật tính năng Files On-Demand, tệp chỉ hiển thị biểu tượng và không chiếm dung lượng cho đến khi bạn mở chúng.
Nếu tôi xóa tệp đã đồng bộ trên máy tính, tệp gốc trên SharePoint có bị xóa không?	Có. Đồng bộ là quá trình hai chiều. Khi bạn xóa tệp khỏi thư mục đã đồng bộ trên máy tính, tệp đó cũng sẽ bị xóa trên SharePoint và ngược lại. Vì vậy cần hết sức cẩn thận khi thao tác xóa.
Làm thế nào để dừng đồng bộ một thư viện SharePoint mà không làm mất dữ liệu?	Bạn có thể nhấp chuột phải vào biểu tượng OneDrive trên Taskbar → chọn Settings (Cài đặt) → vào thẻ Account (Tài khoản) → chọn Stop Sync (Dừng đồng bộ) cho thư viện cụ thể. Thao tác này chỉ gỡ thư mục khỏi máy tính cục bộ, không xóa tệp gốc trên SharePoint.

>>> Xem thêm: Lỗi Outlook Cannot Connect To Server

Lời kết

Qua bài viết này, M365 đã chia sẻ đến bạn một số những thông tin quan trọng về đồng bộ OneDrive và SharePoint trong Microsoft 365, giúp bạn hiểu rõ cách triển khai, lợi ích mang lại cũng như cách xử lý các tình huống thường gặp.

Việc áp dụng đúng cách đồng bộ OneDrive và SharePoint sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng hiệu suất cộng tác và đảm bảo dữ liệu luôn an toàn, tập trung. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất.