Trong thời đại chuyển đổi số, doanh nghiệp ngày càng cần một nền tảng giúp lưu trữ, quản lý và chia sẻ dữ liệu hiệu quả. Một trong những giải pháp nổi bật hiện nay chính là Microsoft SharePoint. Vậy Microsoft SharePoint là gì và mục đích chính của Microsoft SharePoint là gì? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn diện từ khái niệm, tính năng, lợi ích đến cách sử dụng chi tiết.
Microsoft SharePoint là gì?
Microsoft SharePoint là một nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu do Microsoft phát triển, giúp doanh nghiệp và tổ chức lưu trữ, chia sẻ và truy cập dữ liệu một cách an toàn từ bất kỳ đâu. Đây được xem như một “trung tâm dữ liệu nội bộ” (intranet) hiện đại, hỗ trợ kết nối thông tin giữa các cá nhân và phòng ban trong cùng một hệ thống thống nhất.
SharePoint hoạt động như một “trung tâm dữ liệu nội bộ” (intranet), nơi nhân viên có thể:
- Lưu trữ tài liệu
- Chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban
- Tạo website nội bộ
- Quản lý quy trình làm việc (workflow)
Nền tảng này thường được sử dụng cùng hệ sinh thái Microsoft 365 như Word, Excel, Teams để tối ưu hiệu quả làm việc.
Mục đích chính của phần mềm Microsoft SharePoint là gì?
Microsoft SharePoint được phát triển nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý thông tin, nâng cao khả năng cộng tác và tự động hóa quy trình làm việc trong môi trường số. Không chỉ là nơi lưu trữ dữ liệu, SharePoint còn đóng vai trò như một nền tảng trung tâm giúp kết nối con người, tài liệu và hệ thống vận hành trong cùng một không gian làm việc thống nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát thông tin tốt hơn, giảm thiểu rủi ro thất lạc dữ liệu và nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể.
Quản lý và lưu trữ dữ liệu tập trung
Microsoft SharePoint giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ tài liệu trên một nền tảng duy nhất, từ đó dễ dàng tìm kiếm, truy cập và quản lý dữ liệu một cách khoa học. Nhờ khả năng sắp xếp theo thư mục, gắn thẻ và tìm kiếm nhanh, người dùng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian khi làm việc. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ theo dõi phiên bản tài liệu (version history), giúp kiểm soát các thay đổi, khôi phục khi cần và hạn chế tối đa tình trạng thất lạc hoặc ghi đè dữ liệu quan trọng.
Tăng cường cộng tác và chia sẻ nội bộ
Người dùng có thể cùng chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực trên Microsoft SharePoint, giúp mọi thay đổi được cập nhật nhanh chóng và hạn chế nhầm lẫn phiên bản. Việc chia sẻ tài liệu giữa các cá nhân hoặc phòng ban cũng trở nên đơn giản, không cần gửi email nhiều lần, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và tiết kiệm thời gian.
Kiểm soát truy cập và xây dựng hệ thống nội bộ
Microsoft SharePoint cho phép doanh nghiệp phân quyền truy cập chi tiết theo từng người dùng, nhóm hoặc phòng ban, giúp đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu quan trọng. Bên cạnh đó, nền tảng còn hỗ trợ xây dựng cổng thông tin nội bộ (intranet), nơi doanh nghiệp có thể đăng tải tin tức, thông báo và chia sẻ tài nguyên chung, giúp tăng khả năng kết nối và truyền tải thông tin hiệu quả trong tổ chức.
Tự động hóa quy trình làm việc
Microsoft SharePoint hỗ trợ thiết lập workflow để tự động hóa các quy trình như phê duyệt tài liệu, đăng ký nghỉ phép hay xử lý yêu cầu nội bộ. Nhờ đó, các bước xử lý được thực hiện theo quy trình có sẵn, giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành trong doanh nghiệp.
Các tính năng cốt lõi làm nên sức mạnh của SharePoint
Các tính năng cốt lõi của Microsoft SharePoint giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu, cộng tác nhóm và xây dựng hệ thống thông tin nội bộ một cách hiệu quả. Nhờ khả năng tích hợp mạnh mẽ, tự động hóa quy trình và bảo mật dữ liệu, SharePoint trở thành nền tảng quan trọng trong chuyển đổi số và tối ưu vận hành doanh nghiệp.
Quản lý tài liệu thông minh
SharePoint cho phép lưu trữ, tổ chức và quản lý tài liệu tập trung với khả năng phân quyền chi tiết, theo dõi phiên bản (version history) và đồng bộ theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dữ liệu, hạn chế thất lạc và tăng hiệu quả làm việc nhóm.
Cộng tác và làm việc nhóm một cách hiệu quả
Nền tảng hỗ trợ tạo các site nhóm (Team Site) giúp nhân viên chia sẻ tài liệu, trao đổi thông tin và cùng chỉnh sửa nội dung trực tiếp. SharePoint tích hợp chặt chẽ với các công cụ trong hệ sinh thái Microsoft 365, giúp tăng tốc độ xử lý công việc và cải thiện hiệu suất làm việc.
Tự động hóa quy trình và bảo mật dữ liệu toàn diện
SharePoint không chỉ hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc thông qua tích hợp với Microsoft Power Automate, mà còn đảm bảo an toàn dữ liệu với hệ thống phân quyền chi tiết. Doanh nghiệp có thể thiết lập các luồng phê duyệt, thông báo tự động đồng thời kiểm soát quyền truy cập đến từng tài liệu, giúp giảm sai sót thủ công và nâng cao tính bảo mật trong toàn bộ hệ thống.
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng SharePoint?
Microsoft SharePoint giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý thông tin, nâng cao hiệu quả làm việc và xây dựng môi trường làm việc số hiện đại. Nhờ khả năng tích hợp linh hoạt, chia sẻ dữ liệu dễ dàng và hỗ trợ vận hành đồng bộ, SharePoint trở thành giải pháp quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Xây dựng hệ thống intranet chuyên nghiệp và đồng bộ
SharePoint cho phép doanh nghiệp thiết lập một cổng thông tin nội bộ (intranet) hiện đại, nơi tập trung toàn bộ tin tức, thông báo, tài liệu và tài nguyên quan trọng. Nhờ đó, nhân viên có thể dễ dàng cập nhật thông tin, tra cứu dữ liệu và nắm bắt hoạt động của công ty một cách nhanh chóng. Điều này không chỉ cải thiện truyền thông nội bộ mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp gắn kết hơn.
Linh hoạt mở rộng và tùy chỉnh theo nhu cầu
Một trong những điểm mạnh của SharePoint là khả năng tùy biến cao, phù hợp với nhiều mô hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Từ việc tạo các site riêng cho từng phòng ban đến xây dựng quy trình làm việc hoặc ứng dụng nội bộ, doanh nghiệp đều có thể dễ dàng thiết lập theo nhu cầu thực tế. Điều này giúp tối ưu vận hành và đảm bảo hệ thống luôn thích nghi với sự phát triển lâu dài.
Tích hợp mạnh mẽ trong toàn bộ hệ sinh thái Microsoft 365
SharePoint được tích hợp chặt chẽ với các công cụ như Microsoft Teams, OneDrive hay Outlook, giúp đồng bộ dữ liệu và tăng hiệu quả làm việc. Người dùng có thể truy cập, chia sẻ và xử lý công việc trên nhiều nền tảng khác nhau mà vẫn đảm bảo tính liền mạch. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và tối ưu trải nghiệm làm việc số hóa.
Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập Microsoft SharePoint bản quyền
Dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký và đăng nhập Microsoft SharePoint bản quyền thông qua hai hình thức phổ biến: đăng ký trực tiếp trên website Microsoft và đăng ký qua M365 – đối tác ủy quyền tại Việt Nam. Với quy trình rõ ràng, dễ thực hiện, doanh nghiệp có thể nhanh chóng lựa chọn phương án phù hợp để triển khai SharePoint hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tối ưu vận hành.
Đăng ký tài khoản Microsoft SharePoint
Đăng ký Microsoft SharePoint trực tiếp trên website Microsoft giúp doanh nghiệp nhanh chóng thiết lập hệ thống email chuyên nghiệp và chủ động quản lý dịch vụ ngay từ đầu. Người dùng chỉ cần truy cập trang chính thức của Microsoft, lựa chọn gói Exchange phù hợp và thực hiện các bước đăng ký theo hướng dẫn để bắt đầu sử dụng dịch vụ trên nền tảng Microsoft 365.
*Đăng ký trực tiếp qua website Microsoft
- Bước 1: Truy cập trang đăng ký chính thức: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/sharepoint/collaboration
- Bước 2: Nhấn vào nút Dùng thử miễn phí hoặc Mua ngay.
- Bước 3: Tiếp tục chọn “Bắt đầu dùng thử miễn phí” hoặc Mua ngay.
- Bước 4: Nhập email doanh nghiệp để đăng nhập Hoặc chọn tạo tài khoản mới nếu chưa có và Xác minh thông tin theo yêu cầu của hệ thống.
- Bước 5: Sau khi đăng nhập, bạn tiến hành lựa chọn gói Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Tiếp theo, nhập thông tin thanh toán theo yêu cầu của hệ thống (dù dùng thử vẫn cần xác minh). Khi hoàn tất, bạn có thể bắt đầu sử dụng Microsoft SharePoint và các ứng dụng đi kèm ngay lập tức.
*Đăng ký qua M365 – Đối tác ủy quyền Microsoft tại Việt Nam
Đăng ký Microsoft SharePoint thông qua M365 trực thuộc tập đoàn HVN Group – đối tác ủy quyền Microsoft tại Việt Nam là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp cần hỗ trợ triển khai nhanh chóng và tư vấn chuyên sâu. Khi đăng ký qua đối tác, doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn lựa chọn gói dịch vụ phù hợp, hỗ trợ cấu hình hệ thống SharePoint, thiết lập môi trường làm việc và đồng hành kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng, giúp tối ưu chi phí và đảm bảo vận hành ổn định.
- Bước 1: Truy cập trang liên hệ: https://m365.vn/lien-he/
- Bước 2: Điền đầy đủ thông tin đăng ký: Họ tên, số điện thoại, email doanh nghiệp, nhu cầu sử dụng (SharePoint, Teams, OneDrive,…)
- Bước 3: Gửi yêu cầu và chờ tư vấn từ đội ngũ chuyên gia.
Đăng nhập Microsoft SharePoint
Để bắt đầu sử dụng Microsoft SharePoint, người dùng cần thực hiện đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản Microsoft 365 đã đăng ký. Quá trình đăng nhập khá đơn giản, cho phép bạn truy cập nhanh vào dữ liệu, tài liệu và các không gian làm việc nhóm mọi lúc, mọi nơi, giúp đảm bảo công việc diễn ra liên tục và hiệu quả.
- Bước 1: Truy cập trang đăng nhập vào website: https://www.office.com và chọn Đăng nhập (Sign in)
- Bước 2: Nhập email và mật khẩu Microsoft 365 đã đăng ký, sau đó nhấn Đăng nhập để truy cập hệ thống.
- Bước 3: Tại giao diện Microsoft 365, nhấn vào biểu tượng menu ứng dụng (9 chấm).
- Bước 4: Chọn SharePoint để bắt đầu sử dụng và quản lý công việc.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft SharePoint cơ bản
Microsoft SharePoint là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu và làm việc nhóm hiệu quả, tuy nhiên với người mới bắt đầu, việc làm quen có thể gặp một số khó khăn. Trong phần này, bạn sẽ được hướng dẫn các thao tác cơ bản như tạo site, tải lên và chia sẻ tài liệu, phân quyền truy cập cũng như cách sử dụng các tính năng quan trọng trong SharePoint.
Cách tạo Site (Trang làm việc)
Việc tạo Site là bước đầu tiên khi sử dụng Microsoft SharePoint, giúp bạn thiết lập một không gian làm việc riêng để lưu trữ tài liệu, chia sẻ thông tin và cộng tác với các thành viên trong nhóm. Trong phần này, bạn sẽ được hướng dẫn cách tạo Site nhanh chóng, lựa chọn loại Site phù hợp và thiết lập các thông tin cơ bản để bắt đầu sử dụng hiệu quả.
Các bước thực hiện :
- Bước 1: Truy cập SharePoint và tạo Site mới
Chọn ứng dụng SharePoint từ danh sách ứng dụng (App Launcher) và giao diện trang chủ SharePoint sẽ hiển thị các site hiện có. Nhấn vào nút “Create Site”.
- Bước 2: Lựa chọn site
Lựa chọn loại site phù hợp với nhu cầu:
- Team Site: Dùng cho làm việc nhóm, chia sẻ tài liệu giữa các thành viên.
- Communication Site: Dùng để đăng tin tức, thông báo nội bộ.
- Bước 3: Thiết lập và hoàn tất Site
Nhập tên Site > Chọn Quyền riêng tư (Private hoặc Public) > Thêm thành viên và gán quyền > Nhấn Finish để tạo.
Tải file lên SharePoint
Việc tải file lên SharePoint giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu tập trung, dễ dàng chia sẻ và quản lý tài liệu trong nội bộ. Với thao tác đơn giản, người dùng có thể nhanh chóng đưa file lên hệ thống để phục vụ công việc, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi.
- Cách 1: Kéo và thả file trực tiếp
Bạn chỉ cần mở thư mục trên máy tính chứa tài liệu cần tải lên, sau đó chọn file, giữ chuột và kéo thả vào khu vực thư viện tài liệu trên Microsoft SharePoint để upload nhanh chóng. - Cách 2: Sử dụng nút Upload trên hệ thống
Trong giao diện chính của SharePoint, bạn có thể chọn nút Upload (Tải lên) trên thanh công cụ, sau đó chọn file từ máy tính để đưa tài liệu lên hệ thống một cách dễ dàng.
Mở file trên SharePoint
SharePoint cho phép người dùng mở và làm việc với tài liệu trực tiếp trên nền tảng mà không cần tải về máy. Nhờ khả năng tích hợp với các ứng dụng Microsoft 365, bạn có thể xem, chỉnh sửa và chia sẻ file nhanh chóng, giúp tối ưu hiệu quả làm việc nhóm và tiết kiệm thời gian.
- Bước 1: Truy cập và tìm tài liệu
Đăng nhập vào SharePoint, truy cập site làm việc và mở thư viện tài liệu (thường là Tài liệu), sau đó tìm file bạn cần sử dụng.
- Bước 2: Chọn và mở tài liệu
Nhấp vào file để mở trực tiếp trên trình duyệt, hoặc chọn Mở trong ứng dụng nếu bạn muốn sử dụng phần mềm cài trên máy tính.
- Bước 3: Sử dụng các tùy chọn hỗ trợ
Bạn có thể tận dụng các tính năng như đọc tài liệu bằng bộ đọc tập trung hoặc thực hiện chỉnh sửa, chia sẻ tùy theo nhu cầu công việc.
Chia sẻ file trên SharePoint
Microsoft SharePoint giúp người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc đối tác chỉ trong vài bước đơn giản. Đồng thời, bạn có thể thiết lập quyền truy cập như xem hoặc chỉnh sửa, từ đó vừa đảm bảo an toàn dữ liệu vừa nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
- Bước 1: Truy cập và chọn tài liệu cần chia sẻ
Đi tới OneDrive cho cơ quan/trường học hoặc thư viện SharePoint, tìm tài liệu hoặc thư mục cần chia sẻ. Nhấn vào dấu (…) bên cạnh file và chọn Chia sẻ (Share).
- Bước 2: Nhập người nhận và thiết lập quyền
Trong hộp thoại chia sẻ, nhập tên hoặc email người nhận. Sau đó thiết lập quyền truy cập như chỉ xem hoặc cho phép chỉnh sửa tùy theo nhu cầu.
- Bước 3:Gửi chia sẻ tài liệu
Bạn có thể thêm nội dung thông báo nếu cần, sau đó nhấn Gửi (Send) để hệ thống gửi email kèm liên kết truy cập đến người nhận.
So sánh sự khác biệt giữa SharePoint và OneDrive
Khi lựa chọn nền tảng lưu trữ và quản lý tài liệu, nhiều người thường phân vân giữa Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive. Mỗi công cụ đều có những ưu điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu sử dụng khác nhau như cá nhân, nhóm làm việc hay doanh nghiệp. Trong phần dưới đây, bạn sẽ thấy bảng so sánh chi tiết giúp dễ dàng đánh giá và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.
| Đặc điểm | OneDrive (for Business) | SharePoint (Online) |
| Mục đích chính | Lưu trữ và quản lý cá nhân. | Quản lý nhóm, nội bộ công ty (Intranet). |
| Quyền sở hữu | Gắn liền với tài khoản cá nhân. | Gắn liền với một Site (nhóm hoặc bộ phận). |
| Tính cộng tác | Chia sẻ file đơn lẻ với một vài người. | Xây dựng cổng thông tin, quản lý quy trình. |
| Quyền truy cập | Mặc định chỉ mình bạn thấy (trừ khi chia sẻ). | Mặc định cho mọi thành viên trong nhóm/site. |
| Cấu trúc | Dạng thư mục phẳng (Folders). | Dạng trang web (Sites), danh sách (Lists), thư viện. |
| Vòng đời file | Thường bị xóa khi nhân viên nghỉ việc. | Tồn tại lâu dài cùng sự phát triển của công ty. |
Các lưu ý quan trọng khi triển khai SharePoint
Việc triển khai Microsoft SharePoint đòi hỏi doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng từ việc xác định nhu cầu, thiết lập cấu trúc dữ liệu đến phân quyền truy cập hợp lý. Bên cạnh đó, việc đào tạo người dùng và tận dụng các công cụ tích hợp trong hệ sinh thái Microsoft 365 cũng đóng vai trò quan trọng, giúp hệ thống vận hành hiệu quả, an toàn và tối ưu năng suất làm việc.
- Xác định rõ nhu cầu sử dụng
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu như quản lý tài liệu, xây dựng intranet hay cộng tác nhóm. Điều này giúp lựa chọn cấu hình và cách triển khai phù hợp, tránh lãng phí tài nguyên.
- Thiết lập cấu trúc và phân quyền hợp lý
Cần xây dựng hệ thống thư mục, site rõ ràng và phân quyền truy cập ngay từ đầu. Việc này giúp quản lý dữ liệu hiệu quả, đồng thời đảm bảo bảo mật thông tin nội bộ.
- Đào tạo người dùng trước khi tiến hành sử dụng
Nhân viên nên được hướng dẫn cách sử dụng SharePoint cơ bản như tải file, chia sẻ và cộng tác. Điều này giúp giảm sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Tận dụng khả năng tích hợp và tự động hóa
Kết hợp SharePoint với các công cụ trong Microsoft 365 như Teams, OneDrive hoặc Power Automate để tối ưu quy trình làm việc, giảm thao tác thủ công và tăng năng suất
Câu hỏi thường gặp về SharePoint
Khi tìm hiểu và sử dụng Microsoft SharePoint, người dùng thường có nhiều thắc mắc liên quan đến tính năng, chi phí cũng như cách hoạt động của nền tảng này. Để giúp bạn hiểu rõ hơn, dưới đây là những câu hỏi phổ biến kèm giải đáp chi tiết, giúp bạn dễ dàng áp dụng SharePoint vào công việc thực tế.
- Microsoft SharePoint được dùng để làm gì?
SharePoint được sử dụng để lưu trữ, quản lý tài liệu, xây dựng hệ thống nội bộ và hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả trong doanh nghiệp. - SharePoint có miễn phí không?
SharePoint không miễn phí hoàn toàn mà thường được cung cấp trong các gói Microsoft 365 dành cho cá nhân và doanh nghiệp. - SharePoint khác gì OneDrive?
SharePoint phù hợp cho doanh nghiệp với khả năng quản lý và phân quyền nâng cao, trong khi Microsoft OneDrive chủ yếu dùng cho lưu trữ cá nhân. - Có thể dùng SharePoint để làm website nội bộ không?
Có. SharePoint cho phép tạo các trang intranet để đăng tin tức, thông báo và chia sẻ tài nguyên trong tổ chức. - SharePoint có hỗ trợ làm việc nhóm không?
Có. Người dùng có thể cùng chỉnh sửa tài liệu, chia sẻ file và cộng tác trực tiếp với nhau, đặc biệt khi kết hợp với Microsoft Teams. - SharePoint có an toàn không?
SharePoint có hệ thống bảo mật cao với khả năng phân quyền chi tiết, giúp kiểm soát ai được xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
Tổng kết
Qua bài viết này, M365 đã giúp bạn hiểu rõ Microsoft SharePoint là gì, cũng như cách sử dụng nền tảng này để quản lý tài liệu và làm việc nhóm hiệu quả. Nội dung đã hướng dẫn chi tiết cách tạo Site, lưu trữ, chia sẻ và phân quyền dữ liệu trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bài viết còn cung cấp so sánh với các công cụ phổ biến khác và những lưu ý quan trọng khi sử dụng.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ.
