Trong bối cảnh làm việc từ xa và mô hình hybrid working ngày càng phổ biến, Microsoft Teams đã trở thành nền tảng giao tiếp và cộng tác không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp B2B. Tuy nhiên, để bài thuyết trình trở nên thu hút người dùng cần phải biết cách đặt background cho Microsoft Teams. Bài viết này sẽ hướng dẫn một cách chi tiết và dễ thực hiện, phù hợp cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp tối ưu trải nghiệm làm việc trực tuyến, nâng cao hiệu quả giao tiếp và gia tăng mức độ nhận diện thương hiệu trong kỷ nguyên số.
Background Microsoft Teams là gì?
Background Microsoft Teams là hình nền hiển thị phía sau người dùng trong các cuộc họp video. Thay vì để lộ không gian làm việc thực tế (văn phòng, nhà riêng), Teams cho phép người dùng:
- Làm mờ background (Blur)
- Chọn hình nền có sẵn
- Tải lên background tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp B2B, background không chỉ là yếu tố thẩm mỹ mà còn là công cụ truyền thông hình ảnh thương hiệu trong các buổi họp với khách hàng, đối tác hoặc nội bộ.
Vì sao doanh nghiệp B2B nên quan tâm đến background Microsoft Teams?
Trong môi trường làm việc số, nơi các cuộc họp trực tuyến diễn ra thường xuyên, background Microsoft Teams không chỉ là yếu tố kỹ thuật mà đã trở thành một phần trong chiến lược xây dựng hình ảnh và trải nghiệm giao tiếp của doanh nghiệp B2B. Việc đầu tư và sử dụng background một cách nhất quán giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tích cực, đồng thời đảm bảo yếu tố bảo mật và nhận diện thương hiệu trong mọi điểm chạm trực tuyến.
Xây dựng hình ảnh theo hướng chuyên nghiệp
Trong môi trường B2B, mỗi cuộc họp online đều có thể được xem là một “điểm chạm thương hiệu” quan trọng với khách hàng và đối tác. Một background được thiết kế đồng bộ, sử dụng màu sắc và phong cách phù hợp với thương hiệu sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và chỉn chu ngay từ những phút đầu cuộc họp
- Thể hiện sự nghiêm túc trong văn hóa làm việc và giao tiếp
- Gia tăng mức độ tin cậy khi trao đổi, trình bày giải pháp hoặc đàm phán trực tuyến
Đặc biệt, với các buổi họp sales, tư vấn hoặc onboarding khách hàng, background chuyên nghiệp góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp mà không cần thêm chi phí marketing phức tạp.
Bảo mật và quyền riêng tư
Không phải lúc nào nhân sự cũng làm việc tại văn phòng. Trong bối cảnh làm việc từ xa hoặc hybrid, background Microsoft Teams trở thành giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro liên quan đến thông tin và hình ảnh.
Cụ thể, background giúp:
- Che đi không gian cá nhân hoặc môi trường làm việc không phù hợp
- Tránh vô tình để lộ thông tin nhạy cảm như tài liệu, màn hình phụ hoặc người xung quanh
- Góp phần đảm bảo tuân thủ các chính sách bảo mật nội bộ của doanh nghiệp
Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp B2B hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, tài chính, tư vấn hoặc các ngành yêu cầu cao về bảo mật thông tin.
Đồng bộ nhận diện thương hiệu
Nhiều doanh nghiệp B2B hiện nay đã chủ động áp dụng background Microsoft Teams theo bộ nhận diện thương hiệu, coi đây là một kênh truyền thông nội bộ và đối ngoại hiệu quả. Background có thể được thiết kế đồng bộ với:
- Logo công ty
- Màu sắc thương hiệu
- Thông điệp truyền thông ngắn (slogan, website, hashtag)
Việc đồng bộ này giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh nhất quán trong mọi cuộc họp trực tuyến, từ họp nội bộ đến làm việc với khách hàng, góp phần tăng mức độ nhận diện thương hiệu một cách tự nhiên và bền vững.
Điều kiện để sử dụng background trong Microsoft Teams
Trước khi thiết lập và sử dụng background trong Microsoft Teams, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống và thiết bị đáp ứng một số điều kiện kỹ thuật cơ bản. Việc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu này giúp tính năng background hoạt động ổn định, hình ảnh hiển thị mượt mà và không ảnh hưởng đến trải nghiệm họp trực tuyến.
Cụ thể, người dùng cần:
- Ứng dụng Microsoft Teams cập nhật phiên bản mới nhất
- Thiết bị có webcam hoạt động ổn định
- Hệ điều hành được hỗ trợ
- Tài khoản Microsoft 365 (Business hoặc Enterprise)
- năng nâng cao và chính sách bảo mật đi kèm.
*Lưu ý: Một số thiết bị có cấu hình thấp hoặc tài nguyên phần cứng hạn chế có thể không hỗ trợ background tùy chỉnh, hoặc gặp tình trạng xử lý hình ảnh chậm, gây giật, lag trong quá trình họp.
Cách đặt background cho Microsoft Teams trước khi họp trên máy tính
Thiết lập background trước khi tham gia cuộc họp là cách đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả nhất để đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp khi làm việc trực tuyến. Cách này phù hợp cho cả người dùng cá nhân lẫn doanh nghiệp B2B, đặc biệt trong các cuộc họp với khách hàng, đối tác hoặc các buổi trình bày quan trọng.
Việc cài đặt background trước khi vào họp giúp người dùng chủ động kiểm soát hình ảnh hiển thị, tránh các tình huống thiếu chuyên nghiệp và đảm bảo quyền riêng tư ngay từ đầu cuộc họp.
Các bước thực hiện:
- Bước 1 : Mở Microsoft Teams và đăng nhập tài khoản.
- Bước 2 :Tham gia hoặc tiến hành tạo cuộc họp bằng cách nhấn Join.
- Bước 3 : Mở cài đặt background trước khi vào họp ở mục Background filter.
- Bước 4: Chọn hoặc tải background mong muốn ở góc bên phải màn hình.
- Bước 5: Xác nhận và tham gia cuộc họp nhấn Join Now.
Cách đặt background cho Microsoft Teams trước khi họp trên điện thoại
Trong môi trường làm việc từ xa và họp trực tuyến ngày càng phổ biến, việc đặt background Microsoft Teams trước khi họp trên điện thoại giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và bảo mật không gian làm việc. Chỉ với vài thao tác đơn giản trên ứng dụng Microsoft Teams, người dùng có thể dễ dàng thay đổi hoặc làm mờ hình nền trước khi tham gia cuộc họp, hạn chế các yếu tố gây xao nhãng và đảm bảo sự tập trung khi trao đổi với đối tác, khách hàng
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams trên điện thoại và đăng nhập tài khoản doanh nghiệp.
- Bước 2: Chọn cuộc họp và nhấn Tham gia (Join)
- Bước 3: Tại màn hình xem trước cuộc họp, chọn Background effects / Hiệu ứng nền.
- Bước 4: Chọn background mong muốn, nhấn Áp dụng, sau đó tham gia cuộc họp.
Cách thay đổi background Microsoft Teams trong khi đang họp
Trong nhiều tình huống làm việc B2B, người dùng có thể cần thay đổi background ngay trong lúc cuộc họp đang diễn ra. Điều này thường xảy ra khi bối cảnh làm việc thay đổi, khi cần chuyển sang background mang tính thương hiệu hơn, hoặc khi phát hiện các yếu tố không phù hợp xuất hiện phía sau khung hình.
Microsoft Teams cho phép người dùng thay đổi background trực tiếp trong cuộc họp mà không cần rời phòng họp hay gián đoạn quá trình trao đổi, đảm bảo cuộc họp diễn ra liền mạch và chuyên nghiệp.
Các bước thực hiện:
- Bước 1 :Trong cuộc họp, nhấn vào biểu tượng More actions (…)
- Bước 2 : Chọn Apply/Show background effects
- Bước 3: Chọn background mong muốn hoặc tải ảnh mới
- Bước 4 : Nhấn vào mục Apply để xác nhận. Background mới sẽ được áp dụng ngay lập tức mà không làm gián đoạn cuộc họp.
>>> Xem thêm: Cách đổi tên trên Microsoft Teams
Lỗi thường gặp khi đặt background Microsoft Teams và cách khắc phục
Trong quá trình sử dụng Microsoft Teams, đặc biệt với doanh nghiệp B2B có nhiều nhân sự làm việc từ xa, việc gặp lỗi khi thiết lập background là điều khá phổ biến. Phần lớn các lỗi này xuất phát từ phiên bản ứng dụng, cấu hình thiết bị hoặc cách sử dụng hình nền chưa phù hợp. Dưới đây là một số những lỗi thường gặp nhất và cách để khắc phục hiệu quả.
Không thấy tùy chọn background trong Microsoft Teams
Một số người dùng không tìm thấy tùy chọn Background filters / Background effects khi tham gia cuộc họp. Nguyên nhân phổ biến có thể đến từ phiên bản Teams hoặc cấu hình thiết bị.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra và cập nhật Microsoft Teams ở phiên bản mới nhất
- Đảm bảo thiết bị có webcam hoạt động bình thường
- Kiểm tra cấu hình máy, đặc biệt với các thiết bị có cấu hình thấp hoặc hệ điều hành cũ
Background hiển thị kém hoặc gây giật, lag khi họp
Background hiển thị mờ, méo hoặc khiến máy bị giật, lag thường xuất phát từ chất lượng hình nền và tài nguyên hệ thống. Đây là lỗi khá phổ biến khi sử dụng background tùy chỉnh trên các thiết bị cấu hình trung bình.
Cách khắc phục:
- Sử dụng hình nền có độ phân giải phù hợp, ưu tiên tỷ lệ 16:9
- Tránh ảnh nền quá nặng hoặc nhiều chi tiết
- Đóng các ứng dụng không cần thiết khi họp
- Giảm độ phân giải camera hoặc sử dụng chế độ Blur nếu cần
Tổng kết
Qua bài viết này, M365 đã chia sẻ đến bạn cách đặt background cho Microsoft Teams một cách chi tiết và dễ thực hiện. Nội dung bao gồm khái niệm background, lý do doanh nghiệp B2B nên sử dụng, điều kiện cần thiết, cách thiết lập trước và trong cuộc họp, cũng như các lỗi thường gặp và hướng khắc phục.
Qua đó, doanh nghiệp và người dùng có thể chủ động tối ưu trải nghiệm họp trực tuyến, bảo mật không gian làm việc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trên Microsoft Teams.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.
